Rekruttering og planlægning – sådan gør I!

Dette er 2. del af PeopleTools’ artikelserie om den optimale rekrutteringsproces. Du kan finde en oversigt over de øvrige artikler her: ”Den ultimative guide til rekruttering”

I mange tilfælde starter en rekrutteringsproces med en opsigelse. For mange virksomheder vil det herefter være helt naturligt at finde en erstatning for medarbejderen, der har sagt op – og gerne så hurtigt som muligt.

Som virksomhed kan man hurtigt komme i en presset situation, når der mangler en kollega i organisation. Det kan i mange tilfælde resultere, at der lægges for meget vægt på at få genbesat den ledige stilling så hurtigt som muligt.

Men at fokusere på hastighed og at få udfyldt den ledige stilling fremfor at fokusere at fokusere på en mere langsigtet afstemning af jobbets krav og mulige medarbejderes kvalifikationer er ikke at anbefale. Derimod kan en virksomhed med en sådan tilgang risikere ”ufrivilligt at sætte sig selv i en endnu værre situation” (Kahlke og Schmidt, 2000).

For hvis ansættelsen viser sig at være en fejlrekruttering, kan det have store økonomiske og ressourcemæssige konsekvenser.

Derfor er forberedelse og planlægning af rekrutteringsprocessen alfa og omega.

I denne artikel tager vi dig igennem planlægningsprocessen og giver dig en oversigt over, hvilke delelementer I bør holde jer for øje.

Hvorfor bruge tid og ressourcer på at planlægge rekrutteringsprocessen?

En succesfuld rekruttering kræver (for det meste) en masse forarbejde.

Den tid og de ressourcer, I bruger på en grundig planlægning, vil være godt givet ud længere henne i processen: udarbejdelse af jobannonce, screening af kandidater, afholdelse af samtaler og vurdering af kandidaterne bliver nemmere og mere kvalificeret.

Samtidig er det med til at skabe overblik over tidsfrister, ansvarlige personer og delprocesser i rekrutteringsprocessen.

Hvilke elementer og delprocesser skal planlægges?

Hvilke elementer og delprocesser, der skal planlægges, afhænger selvfølgelig af den enkelte virksomhed og jobbet. Dog er der stadig en række elementer, I bør overveje, inden en stilling bliver slået op:

• Hvordan skal rekrutteringsprocessen opbygges og designes? Hvilke aktiviteter skal indgå i processen?
• Tidsplan: hvornår er der deadline på de forskellige delelementer i rekrutteringsprocessen? Hvornår er ansøgningsfrist? Hvornår er forventet starttidspunkt?
• Skal der nedsættes af ansættelsesudvalg? Hvis ja – hvor mange og hvem skal repræsenteres?
• Hvem er ansvarlige for hvad? Hvem foretager jobanalyse, udarbejder annonce, screener, spørgeguides, afholder samtaler, tester osv.? Er der én ansvarlig eller skal flere ind over processen?

Skabelon til planlægning af rekruttering

Herunder finder du et forslag til, hvilke delprocesser og elementer I bør tage stilling til og planlægge.

Tryk på billedet for at downloade en printvenlig PDF-version af skabelonen til at planlægge jeres rekrutteringsproces.

Hvilke konsekvenser kan manglende forberedelse og planlægning have?

Der er flere årsager til, at I skal forberede og planlægge hele rekrutteringsprocessen, inden I slår stillingen op og igangsætter processen.

Først og fremmest giver det jer et overblik over hvilke delelementer og -processer, I skal forholde jer til, hvem der har ansvaret for hvad, samt hvornår I skal have det færdiggjort.

Dernæst kan det også være med til at sørge for, at kandidaten oplever en god og professionel rekrutteringsproces. Dette er vigtigt for virksomhedens image og eventuelle fremtidige rekrutteringer. Faktisk viser tal fra

Rekrutteringsguidens Kandidatundersøgelse fra 2017, at 75% af de adspurgte vil undlade at søge job hos den samme organisation igen, hvis oplevelsen i rekrutteringsprocessen har været dårlig. Dernæst vil 71% af de adspurgte dele den dårlige oplevelse med andre, hvilket kan resultere i, at mulige fremtidige kandidater bliver frarådet at søge job hos virksomheden. Sådanne oplevelser kan ofte forebygges med en struktureret og grundig planlagt rekrutteringsproces.

Derimod vil 91% af de adspurgte anbefale andre til at søge job hos virksomheden – også selvom vedkommende ikke fik det job, han/hun selv søgte i første omgang – ved en positiv oplevelse i rekrutteringsprocessen.

Hvad skal I ellers huske?

Ansøgernes opfattelse af virksomhedens rekrutteringsproces betyder altså meget for virksomhedens omdømme og image, samt om de selv vil søge eventuelle kommende stillinger eller til-/fraråde deres bekendte.

Derfor er der også en række helt basale ting, som er god skik for behandling af ansøgere, og som kan påvirke deres opfattelse af processen:

• Send en kvitteringsmail til ansøgeren, når ansøgningen er modtaget, hvor rekrutteringsprocessen beskrives (f.eks. hvornår I regner med at have behandlet ansøgningerne, så vedkommende ved, hvad de kan forvente)
• Kontaktpersonen, der skal tage sig af eventuelle personlige henvendelser (e-mail og telefonisk kontakt), skal være en person/personer, der både kender til stillingen og er til at træffe.
• Orientér alle ansøgere, når stillingen er besat
• Kontakt de ansøgere, der har været til samtale og skal have afslag, telefonisk

Kilder:

• Kahlke, Edith og Schmidt, Victor. Bedre ansættelser. Børsens Forlag, 2007.
• Persson, Janne. Den refleksive rekrutteringsspecialist. Kunsten at vurdere kompetence og menneske. Hans Reitzels Forlag, 2020.
• Rekrutteringsguidens Kandidatundersøgelse 2017