Sådan vælger du den rigtige medarbejder til jobbet

[Dette er 11. del af PeopleTools’ artikelserie om den optimale rekrutteringsproces. Du kan finde en oversigt over de øvrige artikler her: ”Den ultimative guide til rekruttering”]

Når I har været igennem ansøgninger, samtaler, test og referencer, er det tid til at træffe en beslutning. Hvor er det bedste match, og hvem skal ansættes?

Den rigtige kandidat til jobbet skal vælges.

Ikke bare den rigtige kandidat til at varetage stillingen og dets opgaver, men den rigtige kandidat for virksomheden og afdelingen.

I denne artikel får du gode råd til, hvad du skal have in mente, når du skal vælge den endelige kandidat.

Hvordan udvælger man den bedste kandidat?

Så hvad skal man holde sig for øje, når det endelige valg skal træffes?

Når I vurderer kandidaterne, skal I hele tiden have jobanalysen og job- og personprofilen i baghovedet, så kandidaterne vurderes ud fra disse kriterier.

I kan bl.a. overveje:

• Hvordan matcher kandidaten de vigtigste kompetencer?
• Vil kandidaten kunne lære eller udvikle sig ift. de kompetencekrav, som kandidaten pt. ikke matcher?
• Vil kandidaten passe ind i virksomheden, afdelingen og kulturen?
• Vil I som virksomhed kunne leve op til kandidatens krav og forventninger? Eller er kandidaten overkvalificeret og på sigt komme til at mangle udfordringer?

Selvom jobprofilen selvfølgelig skal være den centrale referenceramme for ansættelsesudvalget, er det ikke en facitliste. For hver ansøger ”repræsenterer et unikt og personligt bud på, hvordan jobprofilen kan udfoldes i praksis” (Henriksen, 60).

Hvilke fejl kan der ske i beslutningsprocessen?

Ligesom i resten af rekrutteringsprocessen kan der også ske fejl i den endelige udvælgelsesfase. Nogle af de mest almindelige fejl, når man skal træffe en beslutning, er, at man:

• glemmer jobanalysen og job- og personprofilen og i stedet blot sammenligner ansøgerne med hinanden. Det kan resultere i, at man ubevidst ”nøjes” med den bedste blandt ansøgerne – i stedet for at tænke langsigtet.
• baserer sin beslutning på én vurderingsmetode eller lægger for stor vægt på en del af processen.
• lader sig påvirke af (bevidste og ubevidste) bias i stedet for at forholde sig objektivt til kandidaterne
• ikke har gjort brug af evalueringsskemaer og ansættelsesudvalget i stedet har observeret, tolket og vægtet information forskelligt, så der ikke er noget rimeligt sammenligningsgrundlag.

Er der parametre, du ikke bør basere sit valg på?

Når man skal vurdere kandidaterne, er det vigtigt, at man kun tager de parametre og oplysninger i betragtning, som faktisk er relevant for stillingen. F.eks. har antal års erfaring, uddannelseslænge og alder meget lav forudsigende gyldighed. Disse kriterier bør derfor ikke tages i betragtning.

I artiklen ”Metoder og værktøjer til rekruttering – hvilke er de bedste?” kan du læse mere om, hvilke metoder der bedst forudsiger jobsucces.

Brug jeres evalueringsskemaer

Virksomhedens beslutning skal naturligvis være retfærdig og velbegrundet.

For at sikre dette, er det en god ide at have udarbejdet et evalueringsskema på forhånd med de vigtigste kriterier, kandidaten skal vurderes på, som I bruger i de respektive faser. Hele formålet med at benytte disse evalueringsskemaer er, at I har et støtteværktøj med værdifuld information, der kan hjælpe jer med at træffe den endelige beslutning.

Derfor er det vigtigt, at disse oplysninger og skemaer følges og bruges, når det skal afgøres, hvem der skal tilbydes stillingen. Det kan gøre vurderings- og udvælgelsesarbejdet lettere.

Ved at bruge evalueringsskemaerne i beslutningsprocessen sikrer I jer også, at kandidaterne bliver ”målt og vejet” på de samme kriterier – og ikke efter mavefornemmelse. Inkluder gerne både en forudbestemt skala (f.eks. 1-10) og plads til noter i evalueringsskemaet. Det sikrer jer både kvalitative og kvantitative data, I i fællesskab kan sammenholde og sammenligne kandidaterne på tværs efterfølgende. Særligt talværdierne er et godt udgangspunkt at bruge til en afsluttende diskussion, da man ”tvinges” til at sætte ord på og argumentere yderligere for sin vurdering, hvis andre i ansættelsesudvalget er uenige.

Skal der laves genopslag på stillingen?

Hvad hvis ingen af de resterende kandidater er det helt rette match? Skal man så ansætte for at ansætte? Eller skal der laves et genopslag på stillingen?

En god måde at afgøre det, er ved at spørge jer selv, om I er i gang med et kompromis. Hvis kandidaten ikke helt matcher profilen eller vedkommendes kompetencer ikke rammer de krav, I har opridset i jobanalysen og job- og personprofilen, er det så en god beslutning at ansætte kandidaten?

Det er vigtigt, at I bruger tiden og tænker jer grundigt om. For ”fejlansættelser koster altid meget mere end at bruge tid på at tænke sig om en ekstra gang” (Kahlke, 57).

Hvis I ønsker genopslag, er det vigtigt, at ansættelsesudvalget diskuterer, hvorfor og hvordan kandidaterne ikke matchede. Denne viden skal I bruge til at redigere stillingsopslaget og gøre det mere præcist, så I næste gang (forhåbentlig) kan ramme og tiltrække kandidater, der matcher stillingens behov og krav endnu bedre.

Husk de øvrige ansøgere!

Nogle virksomheder tænker, at processen med rekruttering er afsluttet, når den endelige kandidat er blevet valgt og informeret med de glædelige nyheder.

Men hvad med alle de andre kandidater? Både dem, som blev frasorteret i starten og dem, der gik videre til samtale- og testrunderne? De er mindst lige så vigtige – hvis ikke vigtigere.

Hvorfor? Jo, det kan potentielt være kommende ansøgere, kunder, samarbejdspartnere, osv. Og dem ønsker vi ikke at efterlade et dårligt indtryk hos.

Alle ansøgere kan være potentielle ambassadører – og de skal behandles med respekt. Der er mange flere i processen, som får afslag, end den ene, som får tilbud jobbet!

Du skal huske, at hele rekrutteringsprocessen er en del af virksomhedens employer brand – dermed også afslag til de kandidater, der ikke fik stillingen.

Derfor bør I give alle ansøgere et ordentligt afslag – de har brugt tid og energi på at søge stillingen. Det er okay at sende et skriftligt afslag til ansøgere, som ikke har været til samtale. De kandidater, som har været indkaldt til samtale, bør få personlig feedback, hvor I kan uddybe, hvorfor de ikke har fået stillingen.

Kilder

• Henriksen, Jens. Rekruttering i et narrativt perspektiv. Dansk Psykologisk Forlag, 2013.
• Kahlke, Edith og Schmidt, Victor. Job og personvurdering – om at øge træfsikkerheden i personaleudvælgelse. Børsens Forlag, 2000.
• Kahlke, Edith og Schmidt, Victor. Bedre ansættelser. Børsens Forlag, 2007.
• Schmidt, Frank L.; Oh, In-Sue & Shaffer, Jonathan A. (2016). “The Validity and Utility of Selection Methods in Personnel Psychology: Practical and Theoretical Implications of 100 Years of Research Findings.”
• Theisen, Charlotte Bryldt. Jobsamtalen. Hvordan udvælger du den bedste kandidat? Forlaget Transparent, 2014.