Screening og vurdering af kandidater

[Dette er 7. del af PeopleTools’ artikelserie om den optimale rekrutteringsproces. Du kan finde en oversigt over de øvrige artikler her: ”Den ultimative guide til rekruttering”]

Deadline for ansøgningsfristen er nået og næste trin i rekrutteringsprocessen nærmer sig.

Kandidatfeltet skal snævres ind og de kandidater, man ønsker, skal gå videre i processen, skal udvælges.

Denne del af rekrutteringsprocessen kan også være en af de største udfordringer. For hvordan udvælger man de bedste kandidater?

Ikke nok med at det kan være en tidskrævende proces, så kan der let opstå faldgruber i processen, der spænder ben for at finde de dygtigste kandidater.

I denne artikel gennemgår vi, hvad screening er, hvordan du screener og hvilke faldgruber, du skal holde dig for øje, når du screener CV’er og ansøgninger.

Sådan gør du din screeningsproces optimal

Hvad vil det sige at screene ansøgere?

Screening er processen med at bestemme, om en kandidat er kvalificeret til den givne stilling baseret på vedkommendes CV og ansøgning. Det er altså fasen, hvor de mindre relevante og ikke-relevante ansøgere bliver sorteret fra.

Målet med screening er at beslutte, om en kandidat skal indkaldes til samtale eller ej.

Planlægning og forberedelse

Afhængig af antallet af ansøgere kan screeningsprocessen være tidskrævende og uoverskuelig, hvis den ikke er ordentligt planlagt eller screenings-kriterierne ikke er defineret. Derfor er det vigtigt, at I på forhånd har besluttet, hvem der skal håndteres screeningsprocessen, hvor ofte der skal screenes (dagligt, ugentligt eller efter ansøgningsfristen), screeningskriterierne osv.

Jo bedre forberedt I er på, hvem der gør hvad hvornår, jo bedre processer får I typisk.

Men nogle virksomheder løbende screener kandidater, screener andre virksomheder før efter ansøgningsfristen. Da de dygtigste kandidater oftest ikke er længe på jobmarkedet, kan det i visse stillinger være en god idé at screene de indkomne ansøgninger/kandidater løbende.

Hvis I screener løbende, bør I også afholde samtaler løbende. Ellers er tiden alligevel løbet. For en jobsamtale, man er indkaldt til ude i fremtiden, gør ikke, at man ikke takker ja til et andet tilbud nu og her.

Screeningskriterier

Det er vigtigt, at ansøgerne bliver screenet efter de samme kriterier, og at den som screener, ikke lader sig forblinde af kompetencer og resultater, som ikke er relevante for den givne stilling.

Det giver næsten sig selv, at det er job- og personprofilen, der skal være styrende for, hvilke kriterier I screener og udvælger efter. For har man gjort sit forarbejde ordentligt, har man et godt fundament at vurdere ansøgerne ud fra.

For at sikre jer, at I husker, hvilke kriterier kandidaten skal vurderes på og screenes efter, er det anbefalelsesværdigt at benytte sig af en tjekliste. Således sikrer I også, at I ikke lader jer forblinde af en kandidats overbevisende skrivestil eller prangende CV.

Eksempel på tjekliste/afkrydsningsskema, du kan have ved din side, når du screener:

Hvor mange skal involveres i screeningsprocessen?

Som nævnt bør en del af forberedelsen være, at I beslutter, hvor mange der skal involveres i screeningen og hvem.

I bør starte med at gennemgå alle kandidaterne individuelt og sortere dem i de tre førnævnte puljer (must see, måske og afslag). Dernæst er det en god idé at gennemgå puljerne med de øvrige medarbejdere, der er inde over screeningsprocessen, så alle er enige om, hvilke kandidater I skal indkalde til samtale.

Sådan screener du

Når du går i gang med at screene CV’erne, kan du med fordel opdele dem i tre bunker:

1) Must-see: Kandidater, der opfylder alle de ufravigelige krav og kriterier

2) Måske: Kandidater, der opfylder nogle af dine ufravigelige krav og kriterier

3) Afslag: Ansøgninger, der ikke lever op til dine krav og kriterier

Start altså med at kigge kandidaternes CV’er igennem for dine ufravigelige krav og kriterier – dem, som er need to have. Hvis ansøgningsfeltet er stort, kan du vælge at skimme CV’erne hurtigt igennem og frasortere de kandidater, der ikke opfylder jeres krav og kriterier.

Når du har fravalgt de kandidater, som ikke lever op til minimumskravene, kan du med fordel lave en ”måske”-bunke til de ”jokere”, som alligevel har vakt en interesse og kan være gode at have i baghånden.

Når du har bunken med de ansøgere, der opfylder jeres minimumskrav, kan du dykke ned i CV’et og ansøgningen og sortere efter de væsentlige kriterier og ønskelige kriterier; dem, der er nice to have. Altså alle de ting, som ikke er krav, men plusser.

Hvad hvis jeg finder det ”fembenede lam”?

Hvad gør du, hvis du finder det ”fembenede lam”, men vedkommende ikke matcher den job- og personprofil, I har udarbejdet?

Først og fremmest er det vigtigt at træde et skridt tilbage og se, om I er ved at lade jer forblinde af kandidaten eller om der kunne være noget ved snakken.

Når man screener ansøgere, skal man derfor både holde fast i den job- og personprofil, der er udarbejdet, og se ”de muligheder for konkret udfoldelse, som hver enkelt ansøger repræsenterer” (Henriksen, 49).

Telefonscreening

Et andet effektivt screeningsredskab, du med fordel kan inkludere i processen, er at telefonscreene de kandidater, du overvejer at indkalde til første samtale.

En indledende telefonsamtale kan give dig et væld af informationer, som kan være nyttige at kende på forhånd. Når en kandidat screenes telefonisk, er det ikke det samme som at vedkommende skal indkaldes til første samtale. I stedet er det en måde at få uddybet kandidatens CV og ansøgning.

Hvorfor bruge tid på at telefonscreene?

Måske tænker du, at det er spild af tid at ringe kandidater op med spørgsmål, som bare kan afklares til et jobinterview.

Tværtimod.

Faktisk kan dét at bruge 10-15 min. på at telefonscreene kandidater før en første samtale hurtigt vise sig at være al tiden værd.

Først og fremmest bør du telefonscreene kandidater, hvis der er ting, du er i tvivl om eller ønsker at få opklaret. Det kan være med til at forhindre helt simple fodfejl, f.eks. at virksomhedens og kandidatens forventninger til løn ikke stemmer overens.

Derudover kan du få afdækket relevante spørgsmål, du måtte have til kandidatens motivation for at søge stillingen samt vedkommendes kompetencer og faglighed.

Hvem skal jeg telefonscreene?

Det er helt op til dig, hvor mange og hvilke kandidater der skal telefonscreenes. Nogle virksomheder telefonscreener alle kandidaterne i deres must see-bunke, mens andre vælger måske-bunken.

Umiddelbart er den en god ide at telefonscreene kandidater, hvor du mangler supplerende informationer. Det kan også være, hvis du har mange kandidater i must see-bunken og har brug for at reducere feltet.

Hvad skal jeg spørge om?

Telefonscreening giver dig mulighed for at lytte og spørge ind til mange ting. Dog skal du huske, at screeningen skal være målrettet. Du bør derfor kun spørge ind til emner, som ikke fremgår af CV og ansøgning. Du kan eksempelvis stille følgende spørgsmål:

• Motivation: Hvorfor har du søgt denne stilling? Hvorfor er du interesseret i et jobskifte?
• Erfaring: Hvor lang tid har du arbejdet inden for det konkrete område? Hvilke arbejdsopgaver har du konkret løst? Hvad var hhv. succeskriterierne og resultaterne?
  • Er du vant til at arbejde med [arbejdsopgave/værktøj]? Hvor meget tid er du vant til at bruge på arbejdsopgaver inden for dette område? Hvilke resultater har du opnået?
• Formalia: Hvor lang opsigelsesvarsel har du? Hvornår vil du kunne starte i en ny stilling? Hvilke forventninger har du til løn?
• Kompetencer: Her kan f.eks. du spørge ind til andre ting i kandidatens CV, som du ønsker at få uddybet.
• Personlighed: Hvis der er bestemte personkrav til stillingen, kan du også lytte efter/spørge ind til det. Er det en stilling som telefonsælger, kan du lytte hvordan vedkommende formulerer sig telefonisk.

Det er en god idé at afslutte telefonscreening med at gøre det klart overfor kandidaten, at det ikke er garanteret, at vedkommende bliver indkaldt til samtale. På samme måde kan du også fortælle vedkommende, hvis der er uoverensstemmelser mellem virksomhedens og kandidatens forventninger til stilling, f.eks. løn, rammer, opgaver osv.

Hvad er fordelene ved at telefonscreene?

Udover at du kan forhindre fodfejl, er der også en række andre fordele ved telefonscreening:

Sparer tid:

Virksomheden kan spare værdifuld tid og ressourcer ved at ringe kandidaten op og lave en forhåndsvurdering, inden I indkalder kandidaten til en samtale.

Indkald udelukkende relevante kandidater:

Når du telefonscreener, vil du muligvis få frasorteret kandidater, der ikke overholder de formelle krav og formalia (f.eks. forventninger til løn, arbejdsopgaver etc.). Såfremt I over telefonen bliver bevidst om dette, er det en god idé at gøre opmærksom på dette.

Bedre 1.samtaler:

Når I allerede har afdækket flere formalia i en telefonscreening, vil kvaliteten af 1. samtale øges. I kan gå i dybden med andre væsentlige emner, fordi nogle af de typiske spørgsmål allerede er afdækket.

Hvad skal du være opmærksom på, når du screener kandidater?

Det lyder jo egentlig simpelt nok at kigge CV’er igennem og vurdere, om en kandidat matcher stillingens krav eller ej.

Dog kan der også være en del faldgruber i processen, hvis man ikke er opmærksom. Flere af disse kan minimeres, hvis man har gjort sit forarbejde ordentligt og ligger inde med en konkret og præcis job- og personprofil.

Gennemse alle kandidater

Du har måske hørt ”myten” om lederen, der efter at have modtaget bunkevis af ansøgninger til en stilling, tager øverst del af stakken og smider direkte i skraldespanden, så feltet blev mindre. Eller om lederen, der screener CV’er, indtil puljen af must see kandidater er stor nok.

Det er selvfølgelig ikke acceptabelt – hverken for kandidaten, der har brugt tid på at skrive en ansøgning, eller for virksomheden, der kan gå glip af den helt rigtige kandidat.

Sæt derfor tiden af til at gennemgå alle kandidaterne.

Husk dine vurderingskriterier

Når antallet af CV’er stor, og den ene kandidat ligner den foregående er det let at blive væltet bag over, når der dukker kandidater op med stor erfaring, imponerende resultater og fantastiske CV’er. Men hvad hvis resultaterne og erfaringen ikke er relevant for stillingen, der screenes til?

Så lad dig ikke forblinde.

Husk at holde kandidaterne op mod de ufravigelige krav og kriterier. Du skal ikke bare vælge den bedste kandidat, men den bedste kandidat til stillingen!

Bias

Når vi starter processen med at screene kandidater, baserer vi vores beslutninger og til- og fravalg på objektive fakta, såsom opfyldelse af vores ufravigelige krav.

Eller det er i hvert fald, hvad vi tror, vi gør.

Virkeligheden ser nemlig nogle gange noget anderledes ud.

Det skyldes, at vi mennesker ubevidst er styret af forskellige faktorer, der gør os ude af stand til at vurdere andre neutralt: bias.

Når/hvis vi ikke kender til bias eller er bevidste om bias, kan det have en række konsekvenser. Vi kan komme til at overse talentfulde kandidater, ansætte mindre kvalificerede kandidater, opbygge en organisation med en overrepræsentation af én type erfaring eller kompetencesæt.

Selvom det ikke er muligt helt at eliminere bias, kan vi gøre en del for at minimere risikoen for bias. Du kan læse meget mere om bias, og hvordan du gør din rekrutteringsproces så unbiased som mulig i artiklen ”Unbiased rekruttering – kan det lade sig gøre?”.

Overhold loven!

Selvom dette punkt næsten giver sig selv, er det stadig et vigtigt punkt at holde sig for øje. Du skal huske at behandle alle ansøgere ens. Du må ikke afvise en person pga. alder, religion, køn, seksuel orientering, herkomst, politisk præference osv.

Værktøjer, der kan hjælpe dig i screeningsprocessen

Det kan virke som lidt af en uoverskuelig mundfuld at skulle screene stakkevis af CV’er. Heldigvis findes der forskellige værktøjer og metoder, der kan hjælpe dig i screeningsprocessen.

Først og fremmest findes der adskillige rekrutteringssystemer på markedet, hvorigennem du kan poste din jobannonce, og kandidater kan uploade CV og ansøgninger (i overensstemmelse med GDPR), som du kan screene og rangere i systemet, ofte med 1-5 stjerner. Uden et rekrutteringssystem skal du selv manuelt skabe oversigt over og rangere kandidaterne.

Ved nogle stillinger kan det være en ide at opsætte et system, der automatisk pre-screener kandidater, når de uploader CV og ansøgning. Er der f.eks. ufravigelige krav til uddannelse, kurser eller erfaring inden for et bestemt fagområde, kan dette bruges som en tidlig ”ansøgningsbarriere”.

Har man eksempelvis en stilling, hvor kandidaten skal have projektledererfaring eller -kursus, kan en sådan ansøgningsbarriere eksempelvis være et ja/nej-spørgsmål, kandidaten skal forholde sig til: ”Har du projektledererfaring?” eller ”Har du kursus inden for projektledelse?”. Hvis kandidaten svarer ”forkert”, ryger vedkommende automatisk i ”Afslags”-bunken. Spørgsmålene skal være baseret på de kriterier, som I i job- og personprofilen har defineret som afgørende/ufravigelige krav.

Kilder

• Henriksen, Jens. Rekruttering i et narrativt perspektiv. Dansk Psykologisk Forlag, 2013.
• Kahlke, Edith og Schmidt, Victor. Bedre ansættelser. Børsens Forlag, 2007.
• Persson, Janne. Den refleksive rekrutteringsspecialist. Kunsten at vurdere kompetence og menneske. Hans Reitzels Forlag, 2020.