Rekruttering og onboarding

[Dette er 12. del af PeopleTools’ artikelserie om den optimale rekrutteringsproces. Du kan finde en oversigt over de øvrige artikler her: ”Den ultimative guide til rekruttering”]

Hvornår er en rekrutteringsproces afsluttet?

Når den udvalgte kandidat er fundet? Eller når den nyansatte har haft sin første dag?

I mange virksomheder betragter man rekrutteringsprocessen som afsluttet, når kontrakten er underskrevet og den nye medarbejder er budt velkommen med morgenbrød og -kaffe i kantinen.

Men faktisk er det først nu, at den måske vigtigste tid i den nye medarbejders ansættelse begynder.

Nemlig onboardingen.

For tiden fra kontraktunderskrivelse til medarbejderen har haft sine første 90 dage, er afgørende for, om medarbejderen stadig er i virksomheden om et år. Eller om man skal i gang med en ny rekrutteringsproces.

Onboarding og fastholdelse

I dag får onboarding ikke helt samme opmærksomhed som de foregående dele af rekrutteringsprocessen. Det er på trods af, at området bliver mere og mere vigtigt for organisationer.

Høj medarbejderomsætning er i dag et grundvilkår i et marked, hvor det samtidig kan være svært at tiltrække og rekruttere de rette kandidater.

Men selvom vi skifter job oftere end tidligere, viser data også, at 25% af alle nyansatte forlader deres stilling igen, inden det første år er gået (Allied Workforce Mobility Survey).

Faktisk viser data, 22% af de nyansatte, der forlader deres job, gør det inden for de første 45 dage af ansættelsen (Bersin), mens 4% aldrig vender tilbage efter deres første dag på jobbet (Moscate).

Mange organisationer mister altså dygtige medarbejdere, før de overhovedet er kommet i gang.

Ifølge undersøgelser, er 69%, der oplever et velfungerende onboarding-forløb, mere tilbøjelige til at blive i organisationen i over tre år. Men kun 12% af medarbejdere er meget enige i, at deres organisation gør et godt stykke arbejde med at onboarde nye medarbejdere (Gallup).

Derfor bør fastholdelse gennem god onboarding stå højt på dagsordenen – og hører lige så meget til rekruttering som f.eks. ansættelsessamtaler. For preboarding og onboarding kan være en del af nøglen til at fastholde medarbejdere og sørge for, at de (for)bliver motiverede, engagerede, loyale og performer hurtigere. Men de viser os samtidig, at der nok er lang vej igen.

Så hvordan gør vi onboardingen til en vigtig del? Og hvad skal der indgå i et onboardingforløb, så det både gør den nyansatte klar til at løse sine opgaver i organisationen og sikrer fastholdelse på lange bane? Hvordan sikrer vi, at en onboarding er mere end bare en udlevering af en computer og gennemførelse af en tjekliste?

Det kigger vi nærmere på i denne artikel.

Hvorfor er onboarding vigtigt?

Lad os kigge nærmere på, hvorfor det er så vigtigt at fokusere på onboarding.

Medarbejdertilfredshed:

Forskning peger på, at god onboarding kan øge medarbejdertilfredsheden (Harpelund og Højberg, 8). Det skyldes, at det er gennem onboardingforløbet, at den nyansatte får den nødvendige viden, værktøjer og relationer til at kunne begå sig og føle sig som en del af virksomheden – og i det hele taget klædes godt på til sit nye job.

Forbedret performance:

Hensigten bag onboardingprogrammer er som nævnt, at det skal få den nyansatte til at føle sig velkommen og en del af organisationen og dennes fællesskab. Der skal altså ikke kun være fokus på det opgavemæssige, men også tilhørsforholdet og det kollegiale. For glade medarbejdere performer bedre. Faktisk har et omfattende studie af glæde og produktivitet fra Oxford University vist, at en glad medarbejder er 13% mere produktiv end en utilfreds medarbejder samt at organisationer med en standardiseret onboardingproces oplever 54% højere produktivitet fra deres nyansatte (Lombarde, 2011).

Medarbejderfastholdelse:

I en tid hvor ledigheden er lav og rekordmange danskere skifter job, er en af de helt store udfordringer for virksomhederne at fastholde de dygtige medarbejdere. Meget af grundlaget for, om vores nye medarbejder lægger sin loyalitet hos organisationen, skabes allerede tidligt i ansættelsesforløbet. Her peger forskning på, at et godt onboardingprogram kan øge fastholdelsesgraden. Faktisk har nyansatte, der gennemgår et struktureret onboardingforløb, hele 69% større sandsynlighed for at forblive ansat i op til 3 år (Ganzel, 1998).

Engagement og motivation:

Når man starter et nyt job, er de allerfleste topmotiverede og klar til at komme i gang. Nogle holder motivationen af sig selv. Men desværre mister alt for mange motivationen og engagementet i løbet af den første tid. Effektiv onboarding hjælper den nyansatte med at få de værktøjer og den viden, de har brug for for at være produktiv og glad i deres rolle. Undersøgelser viser, at effektiv onboarding kan have stor indflydelse på den nyansattes motivation og engagement. Faktisk oplever organisationer med et standardiseret onboardingforløb et dobbelt så højt engagementsniveau (Lombardi, 2011), og en engageret medarbejder er 87 % mindre tilbøjelig til at forløbe en organisation inden for de første 12 måneder (Gillespies Associates, 2016).

Reduceret time-to-performance:

Tommelfingerreglen er, at det tager en nyansat mere end seks måneder at generere mere værdi til virksomheden, end det har kostet at ansætte vedkommende. Her peger forskning også på, at god onboarding kan mindske time-to-performance med 60 procent (Bauer, 2010). Det betyder, at den nye medarbejder bidrager hurtigere til virksomheden.

Jobtilfredshed:

Medarbejdere, der oplevede deres onboarding som meget effektiv, er 30 gange mere tilbøjelige til at opleve jobtilfredshed.

Stress:

Forskning peger på, at god onboarding resulterer i et lavere stressniveau for nye medarbejdere (Harpelund og Højberg, 8).

Kvaliteten af den onboarding, man oplever som nyansat, vil påvirke og sætte tonen for vedkommendes forhold til organisationen og forhold medarbejder og arbejdsgiver imellem. Forskning viser, at til syvende og sidst kan onboardingoplevelsen afgøre, om dette forhold bliver frugtbart eller ej. Onboarding er en investering i den langsigtede succes for såvel den nyansatte som for virksomheden.

Der er ingen tvivl om, at et onboardingprogram kan være både dyrt og tidskrævende at designe, implementere og udføre. Men ud fra ovenstående data er spørgsmålet, om det er dyrere at lade være?

Hvad er onboarding?

Begrebet ”onboarding” dækker over den proces, en person går igennem i forbindelse med opstart i et nyt arbejde, hvor den nye medarbejder skal integreres på arbejdspladsen, så vedkommende føler sig tryg og klar til den nye rolle, opgaver og ansvarsområder.

Mange virksomheder forbinder onboarding med en nyansats første par uger i virksomheden, hvor der måske er planlagt et introprogram og en tjekliste, der skal pløjes igennem. Men onboarding er mere end bare en introduktion til virksomheden, kollegaerne og arbejdsopgaverne. Faktisk er det mere korrekt at betragte introduktionsprogrammet som en del af onboarding-perioden. For et godt onboardingprogram fokuserer ikke bare på de opgaverelaterede ting ved en nyansættelse.

En onboardingproces har to formål. 1) at sikre, at den nye medarbejder får en god indføring i jobbet, så vedkommende hurtigere løfter sine arbejdsopgaver og tilfører værdi til virksomheden og 2) byde den nye medarbejder velkommen, så han/hun fra dag ét føler sig som en del af organisationen, godt tilpas, trives og hurtigere bliver en del af organisationens kultur.

For at det kan lykkes, skal onboardingen have komplet fokus på medarbejderen og også tage hånd om de følelsesmæssige aspekter ved en jobstart og -skifte. Formålet med onboardingprogrammet er nemlig ikke kun at introducere den nye medarbejdere til de arbejdsprocesser og -betingelser, der er i virksomheden, så vedkommende kan komme i gang med at løse sine opgaver. Det er også en proces, der skal sikre fastholdelse, engagement og motivation blandt andet ved at få vedkommende til at føle sig tilpas i den faglige, sociale og kulturelle kontekst i organisationen.

For alle nye medarbejdere bliver onboardet.

Men dét, der gør forskellen, er kvaliteten af onboarding-processen.

Alt for ofte består onboarding i at give en ny medarbejder en bunke formularer til udfyldning, få en hurtig rundvisning i virksomheden og lave ad hoc introduktioner. Når onboarding er gjort godt, lægger det derimod et grundlag for langsigtet succes for medarbejder og arbejdsgiver. Det kan forbedre produktiviteten, opbygge loyalitet og engagement og hjælpe medarbejderen med at få succes tidligere i deres karriere hos den nye organisation.

Onboarding er en psykologisk proces

Som nævnt bliver onboarding i mange organisationer betragtes som en praktisk proces, hvor der gøres klar til, at en ny medarbejder kan træde ind i organisationen og løse opgaver. Medarbejderen introduceres til organisationen, teamet, opgaverne og de forskellige værktøjer, de får brug for.

Men denne tilgang er ikke et egentligt onboarding-program. Det er nærmere et orienteringsforløb.

For som Christian Harpelund og Morten Højberg skriver i bogen Onboarding – Flyvende fra start, kan en ny medarbejder ”se timevis af video, læse personalehåndbogen både forfra og bagfra, have haft møder med samtlige linjechefer og lagt en karriereplan uden nødvendigvis at mærke bare et strejf af følelsen af, at her hører hun til, og at hun er en betydningsfuld del af organisationen” (14).

Når man skal designe og tilrettelægge et onboardingforløb, skal det altså være medarbejderen og dennes behov, der er i fokus. For hvad mange organisationer glemmer (eller måske ikke er klar over), er, at onboarding primært er en psykologisk proces – onboarding handler nemlig om følelser.

For organisationen betyder det, at et onboarding-program handler om at skabe og styre de følelser, der bliver fremkaldt hos den nye medarbejder, når de møder jobbet, teamet, opgaverne, kulturen og os som organisation. Vi skal udforme et onboardingprogram, der styrker muligheden for, at den nyansatte ”kommer til at føle sig om ‘en af os’ – som en vigtig spiller på holdet, som en, der bidrager og performer, er vellidt og kan lide den store fortælling om organisationen, som hun indgår i” (Harpelund og Højberg, 15).

For at man kan sige, at onboardingen er lykkes, skal den nye medarbejder altså have fået følelsen af at høre til, føle at de forstår og passer ind i organisationens kultur, føle at de kan klare jobbet, føle at de kan bidrage til samarbejde og føle at det kan præstere og bidrage til organisationen. Medarbejderen skal altså føle, at de hører til og har et betydningsfuldt og vigtigt bidrag ind i organisationen.

Hvad er preboarding, og hvorfor er preboarding vigtigt?

I mange organisationer har man den opfattelse, at en medarbejder først starter den dag, vedkommende træder ind ad døren til sin første arbejdsdag.

Men undersøgelser viser, at tiden mellem kontraktunderskrivelse og første arbejdsdag er en både afgørende og effektiv periode at styrke onboardingindsatsen i (Walker, Bauer, Cole, Berneth, Feild & Short, 2012).

Denne periode kaldes preboarding-perioden.

Der findes nemlig ikke noget tidspunkt, hvor en ny medarbejder er mere motiveret og begejstret for en arbejdsplads og arbejdsopgaver, end når de lige har underskrevet en ansættelseskontrakt.

Men glæden, spændingen og motivationen ved det nye job ledsages også af andre følelser, såsom nervøsitet, utryghed og usikkerhed, om man har truffet et rigtigt valg. Følelser, som kan resultere i usikre og potentielt negative tankemønstre. Særligt, hvis man som nyansat ingenting hører. Tanker som ”Kan de lide mig?”, ”Ved de overhovedet, at jeg kommer?”, ”Hvad forventer de?”, ”Kan jeg mon overhovedet løse mine kommende arbejdsopgaver?” er ikke unormale.

Derfor er er opmærksomhed og kontakt i denne periode alfa og omega.

Når vi som organisation viser den nyansatte, at vi venter dem og glæder os til de starter, er det med til at give vedkommende en følelse af at være en del af den nye virksomhed: at de hører til og at vi glæder os til, at de skal være en del af ”os”.

Det er ikke forskningsmæssigt afdækket, hvorfor perioden forud for første arbejdsdag er så kritisk. Blot at den kan gøre en stor forskel for medarbejderens ro og engagement – og det burde være begrundelse nok for, at vi retter mere fokus herpå.

Hvad er preboarding?

Preboarding er perioden fra kontraktunderskrivelse til medarbejderens første arbejdsdag, hvor den egentlige onboarding starter.

Da der oftest går 3-4 måneder fra kontraktunderskrivelse til første arbejdsdag, er det vigtigt at holde kontakten med den kommende medarbejder og fastholde dennes motivation. Her har I mulighed for at introducere vedkommende til arbejdspladsen og afstemme forventninger.

Informér om, hvornår den nyansatte har første dag, hvad der skal ske, og hvad de kan gøre for at forberede sig. Den nyansatte er som nævnt ekstra modtagelig over for ny information på dette tidspunkt, hvorfor forudsætningen for en god onboarding og kommende ansættelse faktisk allerede dannes i denne periode. Og jo mere, vi som organisation kommunikerer og informerer, jo mindre overlader vi til den nyansattes egne fortolkninger. Dermed er der også større chance for, at vi påvirker den nyansattes personlige fortælling og forståelse på en måde, der matcher vores ønsker.

Hvorfor fokusere på preboarding?

Men når vores medarbejder skal gennemføre et velplanlagt onboarding-forløb, hvorfor skal vi så også fokusere på tiden før dette, altså preboardingen?

Det er der faktisk en del gode grunde til!

Som tidligere nævnt vil en ny medarbejder på intet tidspunkt være mere motiveret end perioden op til første arbejdsdag. Denne motivation påvirkes både af det, vi som virksomhed gør og ikke gør. Så hvis vi f.eks. ikke henvender os til den kommende medarbejder, inden vedkommendes første dag, overlader vi det til vedkommende selv at fortolke, hvad den manglende kontakt betyder. F.eks. kan vi efterlade indtryk af, at vedkommende ikke er vigtig. Eller at vores forventninger til medarbejderens bidrag ikke er særlig store. Hvis vi opretholder en kontakt og er tilgængelige til at besvare eventuelt opståede spørgsmål, kan det medvirke til at skabe et stærkere bånd mellem organisationen og den nyansatte.

Preboarding kan altså skabe tryghed og lægge en dæmper på den tvivl og usikkerhed, som kan dukke op hos en ny medarbejder inden første dag, hvis vedkommende intet høre fra jer. Det kan medvirke til, at den nyansatte hurtigere føler et tilhørsforhold med organisationen, kollegerne og arbejdsopgaverne, hvilket i sidste ende kan medvirke til at fastholde vedkommende i jobbet og organisationen på længere sigt. Gennem løbende kontakt inden første arbejdsdag og f.eks. invitere den nyansatte med til relevante arrangementer, er I med til at så kimen til psykologisk tryghed og at den nyansatte hurtigere vil føle sig som en del af organisationen.

Dernæst kan det gøre første arbejdsdag mere overskuelig. Hvis mange af formalia (som f.eks. dokumentunderskrifter, udfyldning af formularer, indhentning af vigtige data mm.) er klaret inden første arbejdsdag, kan I i stedet fokusere på kultur og relationer. Dette kan samtidig medføre, at den nyansatte hurtigere får oplevelsen af at blive en del af organisationen.

Aktiviteter i preboarding-perioden

Hvad kan vi så bede den kommende medarbejder om at lave i tiden mellem kontraktunderskrivelse og første arbejdsdag – og hvor meget?

Overordnet set skal preboardingen bestå af en række aktiviteter, som tilsammen bl.a. er med til at sikre engagement, motivation og loyalitet fra dag ét. Aktiviteterne skal være med til at dæmpe den nyansattes nervøsitet for den første dag. Det skal samtidig give dem værktøjerne til at komme hurtigere i gang med arbejdet.

Ifølge Harpelund og Højbjerg kan man som organisation godt tillade sig at lægge mange aktiviteter ind i preboarding-perioden. I bogen Onboarding – Flyvende fra start nævner de en industrivirksomhed, hvor preboarding-perioden består af 25 timers træning, den nyansatte skal gennemføre inden første arbejdsdag (201). Det kan være alt fra certificeringer, vedkommende skal ”være i besiddelse af, før de overhovedet kan komme i gang med arbejdet” (Harpelund og Højbjerg, 153) til at tilsende læringsmateriale, hvor den nyansatte introduceres til organisationen og dennes historie, værdisæt, kultur og mission.

At give den nyansatte aktiviteter i preboarding-perioden, vedkommende skal gennemføre, er ifølge Harpelund og Højbjerg med til at øge fastholdelsen og time-to-performance. Det skyldes, at man som medarbejder kan komme hurtigere i gang med at kunne gøre noget eller præstere noget.

”Jo mere nødvendig læring vi kan lægge før dag et, desto bedre er det” (Harpelund og Højbjerg, 153).

Selvfølgelig kræver det en forventningsafstemning med den kommende medarbejder. Hvis det ikke er muligt for vedkommende at gennemføre f.eks. 25 timers træning inden første arbejdsdag pga. andet arbejde og privatliv, skal der naturligvis tages højde for det.

Formaliteter

Er alle kontraktlige formaliteter blevet taget hånd om? Er adgangsrettigheder blevet afklaret? Er eventuelle juridiske og fortrolighedserklæringer underskrevet? Er evt. Pensionsordning, sundhedsforsikring osv. blevet informeret?

Praktiske informationer

Sørg for, at den nye medarbejder får alle relevante og praktiske informationer i god tid før deres første dag. De skal ikke bruge energi på at bekymre sig om, hvad de skal have på, hvor de skal hen osv… De bør have en informativ onboarding-plan tilsendt et par dage i forvejen, der fortæller dem alt, hvad de behøver at vide.

Kolleger

Alle kolleger involveret i processen skal have alle nødvendige oplysninger. Er der klar over deres rolle og evt. to do-liste?

Dernæst skal det øvrige personale og kolleger også informeres om, at der starter en ny. Det påvirker også kolleger meget, når et nyt medlem tilføjes til organisation og/eller teamet – og det kan skabe lige så meget utryghed og usikkerhed hos de eksisterende medarbejdere som hos den nyansatte. Nogle medarbejdere kan være bange for, om den nyansatte er dygtigere, skal overtage deres funktion eller kommer til at ”stjæle” deres opgaver. Italesæt disse ting, så snak og bekymringer ikke foregår i krogene.

Sådan sikrer du en god onboarding

Med en veltilrettelagt preboarding er næste fokus selve onboardingen.

Men hvordan planlægger og tilrettelægger man et onboardingforløb? Hvad skal indgå i forløbet, hvordan skal det udføres og over hvor lang tid?

Harpelund og Højberg skriver som nævnt, at onboarding handler om følelser, og at god onboarding handler om at vække de ”rigtige” følelser i vores nyansatte. Vi skal altså tænke ud over de praktiske forhold. Selvfølgelig skal disse inkluderes, men det er den nyansattes psykologiske behov, der skal være omdrejningspunktet for forløbet.

Når vi planlægger og tilrettelægger et onboarding-forløb, er det vigtigt, at vi som organisationer understøtter ”tre vigtige psykologiske bevægelser” (Harpelund, 22). Formningen af medarbejderen ind i organisationens kultur. Forbindelsen af medarbejderen ud i organisationen og de formelle og uformelle netværk der er at finde her. Og udfoldelsen af medarbejderens evner, så vedkommende kan performe og levere værdi til organisationen.

Det er vi med til at understøtte gennem de aktiviteter, der udvælges til onboarding-forløbet. At planlægge og implementere et effektivt onboarding-program handler i sidste ende om at vælge de rigtige aktiviteter og udføre dem godt.

Aktiviteter i onboarding-forløbet

Ifølge Harpelund kan vi inddele de forskellige aktiviteter i et onboarding-forløb i fem forskellige grupper:

• Velkomstaktiviteter, som handler om at møde den nye medarbejder.
• Informationsaktiviteter, som handler om at give den nye medarbejder viden eller informere om, hvor medarbejderen kan finde viden
• Læringsaktiviteter, som handler om tilegnelse af kompetencer, fx træning i brug af bestemte værktøjer eller procedurer
• Supportaktiviteter, som er aktiviteter, hvor vi følger op på, hvordan onboardingen går
• Outputaktiviteter, som handler om, at den nye medarbejder skal levere eller præstere noget, fx en præsentation eller en opgaveløsning. Det er en gavnlig måde at lære om alt fra systemer, processer og regler, når viden kobles til praktiske erfaringer

Det er vigtigt, at et onboarding-forløb indeholder en god blanding af alle fem aktivitetstyper. Dog har mange organisationer en overvægt af informationsaktiviteter, hvilket kan reducere den nyansattes motivation.

Sådan udvælger I onboarding-aktiviteter

Hvordan udvælger man så aktiviteter til onboardingforløbet? Her er det vigtigt at huske, at aktiviteterne skal bevare og øge det engagement og den flyvehøjde, den nye medarbejder kom ind i organisationen med.

Det gør vi ikke ved at læsse aktiviteter på bare for at ”fylde tiden” eller sætte flueben ud for noget.

Aktiviteterne skal hjælpe den nyansatte til at finde sin plads i organisationen, blandt kolleger og med sine arbejdsopgaver og ansvarsområder. Aktiviteterne skal styrke den nyansattes følelse af at være god til noget og at være betydningsfuld for organisationen. Som næste afsnit om output-aktiviteter dykker yderligere ned i, så kan det anbefales at hurtigst muligt tildele den nyansatte et projekt, så vedkommende får mulighed for at tage ejerskab over en konkret opgave og få en synlig rolle i organisation. Det viser også den nye medarbejder, at I som organisation har tillid til, at vedkommende har kompetencerne og evnerne til at løse betydningsfulde opgaver.

Derudover skal aktiviteterne planlægges, efter hvornår de giver mening ift. den nyansattes opgaver og ”læringsforløb”. I stedet for at introducere medarbejderen for alle systemer og programmer i løbet af den første uge (og risikere at overloade vedkommende med informationer), så vente indtil medarbejderen faktisk skal bruge et system/program/viden.

En god måde at vurdere, hvordan ens onboardingforløb ser ud ift. aktiviteter, er ved at skabe en forståelse af, hvad vi allerede gør. Det kan du f.eks. gøre ved at notere alle de aktiviteter ned, som pt indgår i jeres onboarding-program. Kan du se et mønster? Det giver jer et førstehåndsindtryk af, hvordan I prioriterer de oplevelser, I giver jeres nye medarbejder. Der findes ikke et rigtigt eller forkert mønster. Men måske er der områder/aktivitetstyper, I prioriterer meget højt, mens andre ikke får særlig meget fokus.

Generelt kan man sige, at hellere færre gennemtænkte aktiviteter, end mange der ikke er.

Skru op for outputaktiviteterne: Giv den nye medarbejder mulighed for hurtige succesoplevelser

Harpelund og Højbjerg anbefaler, at man skruer op for output aktiviteterne, og at der allerede fra dag 1 ligger konkrete opgaver klar til den nye medarbejder. Som tidligere nævnt er de fleste medarbejdere topmotiverede og ivrige efter at bevise deres værd, når de starter deres nye job. Og det bør vi som organisation imødekomme.

Men er det ikke meget at bede om, at den nye medarbejder allerede skal levere fra dag 1? Skal vedkommende ikke lige have lov til at lande først?

Nej, ikke ifølge Harpelund og Højbjerg.

Når vi stiller krav til den nye medarbejder, er det et udtryk for, at vi som organisation tror så meget på vedkommende, at vi er overbevist om, at vedkommende kan bidrage til organisation fra dag et.

For den nyansatte kan det skabe en oplevelse af at kunne bidrage, ligesom det kan være med til at aflive den tvivl, vedkommende kunne have om, hvorvidt han/hun kan leve op til forventningerne. ”Det giver ekstremt meget mere, at en nyansat får lov til at levere, end hvis hun primært modtager information. Derfor er det uanset jobtype en god ide at have konkrete opgaver klar til nye medarbejdere fra dag et” (Harpelund og Højberg, 41).

Kravene og forventningerne skal afstemmes løbende, for både for store krav og for små krav dræber motivationen. Opgaverne må ikke være så svære, at de skaber frustration eller usikkerhed. De må heller ikke være så lette, at de skaber kedsomhed. ”De skal være netop så svære, at vores nyansatte motiveres til at udvikle sig og bevæge sig lidt ud over grænserne for sin formåen” (Harpelund og Højbjerg, 157).

Endnu en grund til at det kan være gavnligt at skrue op for outputaktiviteter, er, at det er med til at vise, hvordan I gør tingene i jeres organisation. Bare fordi nogen er ansat for deres evner og erfaringer, betyder det ikke, at de ved, hvordan denne viden og erfaring skal implementeres i jeres virksomhed. Selv nyansatte med ekspertviden kan blive usikre, når de pludselig føler sig som begyndere.

Aktiviteterne – og særligt outputaktiviteterne – i onboardingforløbet handler derfor ikke så meget om, at den nyansatte skal skabe konkrete resultater. Det handler i højere grad om at styrke den nyansattes tro på egne evner til at udføre en opgave og nå et mål.

 Onboarding og praktiske forhold

Én del af onboardingfasen er naturligvis, at alt det praktiske er på plads, ligesom der rent faktisk er en arbejdsplads til vedkommende – og at den er parat.

Nogle siger, at det tager 7 sekunder at forme et førstehåndsindtryk. Andre forskere siger, at det kun tager én tiendedel af et sekund (Wargo). Men det, som al forskning peger på, er, at udtrykket ”førstehåndsindtryk” måske ikke er helt rammende. For dét indtryk man får af en person eller arbejdsplads første gang, er næsten umulig at ændre ved! (Brannon & Gawronski)

Det betyder, at det er vigtigt, at I har tænkt over, hvad der skal ske på den nyansattes første arbejdsdag – og at I er klar!

Der skal selvfølgelig være styr på det værktøj, den nyansatte får brug for – uanset om det er en boremaskine eller et IT-program. Det samme gælder skrivebord, mailadresse, computer, adgangskoder osv. Så sørg nu for at få styr på alt det digitale, tekniske og praktiske inden første arbejdsdag – det er med til at signalere ordentlighed og at der er styr på tingene.

Udover at det selvfølgelig har en betydning for effektiviteten, er der også et følelsesmæssigt perspektiv i at have det praktiske klart. Det signalerer, at man har tænkt over, at vedkommende starter, er ventet og velkommen – og at man som nyansat er både ”vigtig og værdifuld” (Harpelund og Højberg, 73). Det er vigtigt at gøre sig umage, for de første indtryk er vigtige og kan være rigtig svære at ændre på.

Det handler om at få vedkommende til at føle sig (virkelig) velkommen. Hav en velkomstgave eller buket blomster klar på deres skrivebord. Det koster max. 500 kr. for virksomheden, men som introduktionen af dette afsnit viser, er prisen for et godt førstehåndsindtryk uvurderligt.

Kolleger, relationer og buddy-ordning

”En organisation er et netværk af mennesker, der skal koordinere og samarbejde. Og onboarding skal vikle den nye medarbejder ind i netværket” (Harpelund og Højberg, 92). Vores fokus i onboardingforløbet handler derfor også om at understøtte den nye medarbejder i at danne nye relationer.

Og denne del er essentiel af mere en kollegiale og sociale grunde.

Et metastudie har vist, at det sociale element er én af de vigtigste komponenter for succesfuld onboarding (Saks, Uggerslev & Fassina). Samtidig har forskningsresultater fra Gallup vist, at medarbejdere med bare en eller to stærke ”partnerskaber” i organisationen skaber bedre resultater, bedre fastholdelse, bedre sikkerhed, større kreativitet og højere produktivitet (Stein og Christiansen, 2010). De fleste kontakter og relationer vil oftest automatisk skabes hen ad vejen. Dog skal vi stadig stimulere dannelsen af relationer for at ”sikre medarbejderens flyvehøjde og følelse af at komme om bord” (Hapelund og Højberg, 100).

Derfor er det vigtigt, at den nyansatte fra dag 1 (og gerne i preboarding-fasen også) bliver inviteret ind i de uformelle netværk og inkluderet i sociale aktiviteter, så vedkommende føler sig og velkommen og får mulighed for at danne relationer til de nye kolleger. ”For onboardingdesignet handler det om, at vi kan skabe adgang til situationer, hvor den nye medarbejder kan bygge tillid til andre – og omvendt” (Harpelund og Højberg, 115).

Samtidig giver det næsten sig selv, at jo bedre forbundet en ny medarbejder er til andre i organisationen, jo nemmere og bedre adgang vil vedkommende have til informationer samt kunne bevæge sig selvstændigt rundt i organisationen. For det er i den ”succesfulde tilknytning til andre, vores nyansatte typisk først oplever at høre til, men det er også her, de oplever at kunne agere autonomt” (Harpelund og Højberg, 92).

Men ansvaret ligger på jeres skuldre! For det kan være svært selv at tage initiativet, når man lige er startet i et nyt job og organisation. Én måde at hjælpe denne proces på vej, kan f.eks. være med en buddy-ordning eller to.

Onboarding og buddy-ordning

Grundlæggende er en buddy en, der indgår i et partnerskab med den nyansatte i en tidsbestemt periode. En buddy kan f.eks. mødes med den nyansatte første arbejdsdag og spise frokost med vedkommende. Det er buddiens ansvar at svare på den nyansattes spørgsmål om alt fra det sociale til det organisatoriske og det strategiske osv.

En buddy-ordning kan være en god måde for den nyansatte at få indblik i og viden om de uformelle regler, kontrakter og netværk, der er til stede på enhver arbejdsplads. Det er også en måde at dele al den viden, som medarbejdere, der har været ansat i noget tid, tager for givet. Derudover kan det give den nyansatte noget tryghed at vide, hvem vedkommende skal gå til, hvis han/hun har nogle spørgsmål. Plus man kan føle sig mindre alene, hvis man føler, at man ”kender” mindst én.

Derfor kan man med fordel starte buddy-ordningen op allerede i preboarding-perioden.

Hvem kan/skal være buddy?

Dog er det vigtigt, at man overvejer, hvem man udpeger som buddy for den nyansatte, idet en buddy højst sandsynligt kommer til at have stor indflydelse på udviklingen af arbejdsvaner i denne organisation samt vedkommendes vej ind i de (uformelle) netværk og fællesskaber.

Det er vigtigt, at buddyen er motiveret for onboarding, og har nogle af de nødvendige faglige og sociale kompetencer, der skal til. Dernæst skal der også afsættes tid til, at buddyen kan onboarde den nyansatte. Her kan f.eks. bruge dennes personprofil (link til personprofil) og vælge en buddy med særlige talenter inden for f.eks. Relationsdannelse, så denne person også føler, at deres talenter bliver set.

Onboardingen bør ikke ses som en ekstra opgave til en medarbejder, som i forvejen har for mange. Det bør betragtes som en ”rigtig” arbejdsopgave, der afsættes ressourcer til.

Tilgængelighed, opfølgningsdialog og forventningsafstemning

Målet med en onboarding-proces er at få kørt den nyansatte så godt og hurtigt ind i organisationen, så vedkommende trygt og selvstændigt kan løse sine opgaver.

Det betyder dog ikke, at vi så hurtigt som muligt skal slippe kontakten til den nyansatte. Også selvom den nyansatte ser ud til at klare sig fint.

Det er vigtigt, at nærmeste leder/buddy/kontaktperson/onboarding-ansvarlig er så tilgængelig som muligt i løbet af onboardingforløbet. Både for at sikre, at alting forløber gnidningsfrit og som planlagt og i tilfælde af, at den nye medarbejder har nogle spørgsmål, tvivl eller forbehold. For når man starter et nyt job, vil der naturligvis opstå spørgsmål. Spørgsmål, der kræver svar fra forskellige dele af organisationen. Den nyansatte må ikke opleve, at spørgsmålene hober sig op over længere tid.

Ved at signalere over for den nye medarbejder, at den onboarding-ansvarlige altid har tid til at besvare spørgsmål eller hjælpe dem, signalerer man også overfor vedkommende, at vedkommende og dennes følelse/oplevelse af onbardingen er vigtig for organisationen.

Udover at være tilgængelig bør I også holde en løbende opfølgningsdialog, hvor I lige checker ind, måler temperaturen og vender eventuelle problemstillinger, spørgsmål eller misforståelser. Det er bedre at tage disse ting løbende, end ved en eventuel opsigelse, fordi den nyansatte ikke har følt sig set/hørt eller er i tvivl om sine opgaver, ansvar osv.

En god måde at holde kontakten ved lige er ved at plotte et uformelt opfølgningsmøde i kalenderen 1-4 gange om måneden. Nogle gange varer snakken 10 minutter, andre gange en hel time.
Igen er det vigtigt at pointere, at ansvaret for at booke disse ligger hos organisationen og lederen.

Hvad skal opfølgningsmøderne så handle om?

Der behøver ikke ligge en fast dagsorden til hvert møde, men i stedet snakke om det, der nu rører sig hos den nyansatte.

Dog kan det være fint som leder at have forberedt et par spørgsmål. F.eks. ”Trives du?”, ”Er der noget, der er sværere end forventet?”, ”Er der noget, du er i tvivl om?”, ”Er du (stadig) glad for at være her?”, ”Er der noget ift. opgaver, ansvar osv., vi skal have ændret på?”, ”Er der noget, vi som organisation/leder skal gøre anderledes?”

Et opfølgningsmøde kan også bruges som anledning til at snakke om performance samt medarbejderens egen opfattelse og organisationens opfattelse af, hvordan det går med indsatsen, opgaverne og resultaterne.

Brug din viden om kandidaten i onboardingen!

Som individer er vi forskellige.

Ligesom vi har forskellige præferencer og måder at tilgå vores arbejdsopgaver og samarbejder på, lige så er der forskel på, hvilke rammer vi præsterer bedst inden for.

Det må vi også tage højde for, når vi forbereder et onboardingprogram.

I mange organisationer har man en one size fits all onboarding løsning, hvor alle ansatte skal igennem nøjagtig samme forløb.

Det er dog slet ikke optimalt!

Faktisk viser studier, at nyansatte, der har modtager individorienteret onboarding, har hele ”157 % mindre tilbøjelighed til at forlade organisationen i utide end dem, som ikke gør” (Harpelund og Højberg, 40).

Betyder det så, at vi skal til at udarbejde en helt ny onboardingproces og -plan for hver ny medarbejder, vi ansætter i vores organisation? Nej! Men en måde at lave individuel onboarding på, er ved gøre brug af de data og indsigter, man har fået om kandidaten i rekrutteringsprocessen, når man tilrettelægger onboardingforløbet.

I dag bruger mange organisationer testværktøjer som personprofiler og kognitive test i rekrutteringsprocessen. Dog er tendensen desværre, at data herfra går i glemmebogen, når ansættelseskontrakten er underskrevet, og ikke bruges til at kvalificere den nyansattes onboarding. Det er nemlig forbavsende få, der anvender den viden og indsigter i onboardingen (Bauer, 2010)!

Personlighedstest og onboarding

En personlighedstest og personprofil giver indsigt i, hvilke præferencer den nyansatte har for samarbejde, detaljefokus, struktur, tempo, motivationsfaktorer, arbejdspræferencer osv.

Dernæst har du viden om, hvor kandidaten selv kan have ”frie tøjler” og hvor I som organisation/buddy skal støtte den nyansatte. Er det f.eks. en medarbejder, der er markant helhedsorienteret, kan vedkommende have brug for hjælp til at fokusere på detaljer. Er det en meget indadsøgende person, kan vedkommende måske have brug for hjælp til at skabe god kontakt til sine kolleger.

Bruger vi f.eks. PeopleTools’ Talentrapport og Styrkerapport, får vi et billede af vedkommendes talenter, udviklingsmuligheder og en indikation af hvilke arbejdsopgaver, der henholdsvis vil give vedkommende energi og hvilke vil være energidrænende. Styrkerapporten viser os, hvilke talenter der er særlige vigtige at få i spil hurtigst muligt.

Kognitiv test og onboarding

En kognitiv test giver indsigt i den nyansattes kognitive evner. Vores kognitive evner beskriver det niveau, en person lærer, forstår instruktioner og løser problemer på. Altså måden, en kandidat tænker, løser problemer og evne til at behandle information.

Dette kan vi bruge til at vurdere, hvor meget ny viden og informationer, vi kan ”fylde på” den nyansatte, og hvor hurtigt de vil være inde i materialet. Brug viden fra den kognitive test til at tilrettelægge onboadingforløbet, så det matcher den nyansattes måde at tilegne sig viden på. Derudover kan I også tilpasse kompleksiteten af de informationer, den nyansatte introduceres for, så de matcher vedkommendes kognitive niveau.

Sådan bringer I den akkumulerede viden om personen i spil

Når man bruger testværktøjer i forbindelse med rekrutteringsprocessen, har man altså en masse data og indsiger om alt fra personlighedstræk og motivationsfaktorer til styrker og talenter, der er meget relevant i forhold til, hvordan en preboarding og onboarding bør og skal gribes an og planlægges, så det målrettes den enkelte person.

Brug denne viden til at skræddersy engagementsfodrende initiativer til den nyansatte helt fra starten. Dét, at vi bruger indsigter om personlighedstræk, motivationsfaktorer og talenter kan nemlig have stor betydning for, hvor hurtigt den nyansatte føler sig som en værdifuld og ligeværdig del af teamet og organisationen.

Derudover kan I også bruge viden fra både personlighedstest og kognitiv test til at udvælge de opgaver, som kan sparke den nyansattes tid i jeres organisation i gang. Fra afsnittet om ”Outputaktiviteter” ved vi, at dét at have konkrete opgaver klar til medarbejderen fra dag 1, er med til at give vedkommende oplevelsen af at kunne bidrage samt aflive en eventuel tvivl, vedkommende kunne have om, hvorvidt han/hun kan lave op til forventningerne. Vi kan altså bruge den akkumulerede viden til at udvælge, hvilken slags opgave den nyansatte vil få størst succes med. Skal vedkommende fokusere på detaljerne eller helheden? Har vedkommende brug for at se resultater her og nu eller kan det være en opgave, hvor processen er lidt længere?

Dernæst er det også en god idé at genbesøge indsigterne i løbet af hele onboardingprocessen og fastholdelsesfasen.

Onboarding tager længere tid, end du tror

Hvor lang tid skal et (succesfuldt) onboarding forløb så vare?

I mange virksomheder varer et typisk onboardingforløb i dag omkring 14 dage (Harpelund og Højberg, 9).

Det er dog alt for kort tid!

Faktisk burde et onboardingprogram strække sig over seks til tolv måneder afhængig af stillingen, dennes kompleksitet og ansvar samt branchen. For den nyansatte har brug for tid til at opleve en række forskellige situationer, observere andre, mestre systemer og processer, øve sig og lære at samarbejde med deres kolleger.

Kritiske perioder i et onboardingforløb

Der er fire kritiske perioder i et onboardingforløb:

• Fra kontraktunderskrivelse til første arbejdsdag – preboarding. Her skal I holde kontakten med den nyansatte. Informér om første arbejdsdag og planen for de første par uger samt eventuelle aktiviteter og forberedelse. Når I forventningsafstemmer inden, ved både I og den nyansatte, hvad de går ind til. Allerede her kan en buddy-funktion være værdifuld. Det kan noget andet end kun at snakke med den ansættende leder.
• Den første arbejdsdag. Førstehåndsindtryk betyder meget – og de kan være svære at ændre. Derfor er det vigtigt, at den nye medarbejder føler sig godt modtaget og set, når vedkommende starter. Så gør nu lidt ekstra ud af denne dag. Eks. Hvis I har videoskærme, kan I med fordel annoncere og byde velkommen på den måde, fx ”Velkommen til [navn]. Han/hun er nyansat i [afdeling].”
• De første 30 dage. I løbet af de første 30 dage skal den nyansatte møde opgaver og blive udfordret på sine kompetencer. Her kan det være gavnligt at kigge tilbage i job- og personprofilen samt de indsigter, I fik i de forskellige vurderingsmetoder.
• De første 90 dage. Dette tidspunkt markerer for de fleste slutningen på prøveperioden, hvor I har kunne se hinanden og matchet an.

Statistisk set er det omkring disse tidsmæssige milepæle, at en ny medarbejder hopper fra, hvis de ikke er blevet onboardet ordentligt. Derfor bør organisationer ”have en strategisk plan for, hvordan de udnytter og tager hånd om de kritiske perioder i onboardingforløbet” (Harpelund, 31)

Ved at have et langt onboardingforløb har du også mulighed for at dosere informationerne over tid. Vi kender alle til følelsen af at blive bombarderet med informationer, mens man samtidig suger en masse nye indtryk ind og skal forholde sig til at skulle agere i en ny rolle og kontekst blandt nye mennesker. Så kan vigtige informationer og indtryk godt forsvinde i mængden. Ved at dosere informationerne og indtrykkene over tid, får den nyansatte også bedre indblik i virksomheden og mulighed for at fordøje det hele.

Tjekliste til preboarding og onboarding af ny medarbejder

Nedenstående tjekliste er inddelt i fem forskellige faser. Forberedelsen inden den nye medarbejder starter, den første arbejdsdag, de første 30 dage, de første 90 dage og efter de 90 dage.

I kan bruge tjeklisten til at huske de forskellige elementer i et pre- og onboardingforløb og til at uddelegere opgaver og roller i forbindelse med modtagelsen af en ny medarbejder. Tjeklisten skal selvfølgelig tilpasses til jeres organisation, branche og omstændigheder.

Onboarding tjekliste

Tryk på billedet for at downloade tjekliste til onboarding.

Kilder:

• Allied Workforce Mobility Survey
• Brannon, S.M., & Gawronski, B. ”A Second Chance for First Impressions? Exploring the Context-(In)Dependent Updating of Implicit Evaluations”. Social Psychological and Personality Science, vol. 8, no. 3, 2017: 275-283.
• Bauer, T. N. (2010). Onboarding new employees: Maximizing success. Society for Human Resource Management. Retrieved from https://www.shrm.org/foundation/ourwork/initiatives/resources-from-past-initiatives/Documents/Onboarding%20New%20Employees.pdf
• Bauer, T. N., Bodner, T., Erdogan, B., Truxillo, D. M., & Tucker, J. S. (2007). “Newcomer adjustment during organizational socialization: A meta-analytic review of antecedents, outcomes, and methods.” Journal of Applied Psychology, 92(3), 707-721.
• Buckingham, M.: First break all the rules. Pocket Books, 2005
• Carucci, Ron. “To Retain New Hires, Spend More Time Onboarding Them”. Harvard Business Review, https://hbr.org/2018/12/to-retain-new-hires-spend-more-time-onboarding-them
• Gallup. “Gallup’s Perspective on Creating an Exceptional Onboarding Journey for New Employees”, 2019.
• Ganzel, R. ”Putting out the welcome mat.” Training, vol. 35, no. 3, 1998: 54-63.
• Gillespies Associates. “Why Onboarding That New Hire Will Increase Your Bottom Line”. 2016, https://static1.squarespace.com/static/51c9e574e4b0bf9a1f48726f/t/57c098dbe3df28b64a4b8f79/1472241716593/Why+Onboarding+That+New+Hire+Will+Increase.pdf
• “Happy workers are 13% more productive.” University of Oxford, https://www.ox.ac.uk/news/2019-10-24-happy-workers-are-13-more-productive
• Harpelund, Christian. ”Onboardingens psykologi: part 2.” Erhvervspsykologi, vol. 14, no. 3, 2016: 22-43.
• Harpelund, Christian og Højberg, Morten T. Onboarding – Flyvende fra start. Jyllands-Postens Forlag, 2016.
• Kahlke, Edith og Schmidt, Victor. Bedre ansættelser. Børsens Forlag, 2007.
• Lombardi, M. Onboarding 2011. The Path to Productivity. Boston: Aberdeen Group, 2011.
• Moscate, D.”Using technology to get employees on board.” HR Magazine, vol. 22, 2005.
• Saks, A. M., Uggerslev, K. L., & Fassina, N. E. “Socialization tactics and newcomer adjustment: A meta-analytic review and test of a model.” Journal of Vocational Behavior, vol. 70, 2007: 413-446
• “SHRM Presentation” by The Wynhurst Group, April 2007
• Stein, M. og Christiansen, L.: Succesful onboarding. McGraw-Hill (2010)
• “Talent Acquisitions Systems 2014: The definite guide to Hiring Management Software.” bersin.com (2014)
• “The Incredible Impact of Effective Onboarding.” Bamboo HR, https://www.bamboohr.com/blog/effective-onboarding-infographic
• Walker, J., Bauer, T.N., Cole, M.S., Berneth, J.B., Feild, H.S. & Short, J.C. ”Is this how I will be treated? Reducing uncertainty through recruitment interactions”, Academy of Management Journal, 2012.
• Wargo, Eric. “How Many Second to a First Impression?”. Association for Psychological Science, 1. juli, 2006, https://www.psychologicalscience.org/observer/how-many-seconds-to-a-first-impression