Skrevet af:Poul

Dato: 21. oktober, 2022

Jobsamtale: Planlægning, struktur og gode spørgsmål

[Dette er 8. del af PeopleTools’ artikelserie om den optimale rekrutteringsproces. Du kan finde en oversigt over de øvrige artikler her: ”Den ultimative guide til rekruttering”]

 

Når ansøgningerne er blevet sorteret og kandidaterne udvalgt, er det tid til, at kandidat og virksomhed skal mødes.

Næste fase i rekrutteringsprocessen er nemlig jobsamtalerne.

Helt overordnet handler jobsamtalerne om at lære kandidaten at kende på områder, der er relevante for jobbet – både fagligt og personligt. Vi skal altså spadestikket dybere ned fra CV og ansøgning og afdække kandidatens faglige og personlige kompetencer.

Samtalen kan opleves alt fra løst strukturerede samtaler med et præg af ”organisk samtale” til et meget struktureret forløb, hvor indhold og spørgsmål er fastsat på forhånd. Men hvordan du planlægger og gennemfører samtalerne, har stor påvirkning på dens værdi som vurderingsværktøj!

Selvom du måske allerede har dannet dig et billede af kandidatfeltet og har fundet et par favoritter iblandt, er det vigtigt at forsøge at betragte jobsamtalerne som et nyt kapital og ikke tage forudindtagede holdninger og opfattelser med over.

I denne artikel bliver du klogere på, hvordan du planlægger og forbereder et jobinterview, eksempler på gode og dårlige spørgsmål, samt hvad du skal være opmærksom på.

 

Planlægning og forberedelse inden jobsamtaler

Forberedelse

Inden afholdelse af jobsamtalen er det vigtigt at få bestemt de overordnede rammer for interviewet samt fremgangsmåde. I kan med fordel overveje følgende punkter:

  • Tidsplan: Hvor lang tid skal hhv. interviewet og de enkelte dele af interviewet vare? Hvor lang tid skal der være mellem de enkelte kandidater, så ansættelsesudvalget har tid til at notere relevante udsagn og score kandidaten? Hvor lang tids pause skal ansættelsesudvalget have?
  • Deltagere: Hvor mange kandidater skal indkaldes? Hvor mange skal deltage i ansættelsesudvalget?
  • Lokaler/placering: Hvor foregår samtalen, både geografisk placering og lokalet hvor interviewet skal foregå? Hvor/til hvem skal kandidaten henvende sig ved ankomst? Hvordan kommer ansøgere til og fra lokalet, så de undgår at møde hinanden?
  • Kontaktinformationer: Hvem skal kontaktes i tilfælde af, at kandidaten bliver forhindret i at deltage?
  • Rollefordeling: Hvem gør hvad i ansættelsesudvalget? Hvem er hovedansvarlig for interviewet og skal sikre flow i samtalen? Hvem tager notater?
  • Spørgeramme: Hvilke forhold skal belyses? Hvad og hvordan skal der evalueres?

 

Hvilken interviewform skal jeg vælge?

Der findes naturligvis flere måder at gennemføre et interview på.

Helt overordnet skelner vi mellem tre interviewtyper: det strukturerede interview, det semistrukturerede interview og det ustrukturerede interview.

 

Ustruktureret interview

Det ustrukturerede interview er langt det mest udbredte inden for rekruttering: her er der ikke lagt nogen egentlig plan for, hvad der skal afdækkes og hvordan. I stedet ligner denne form mere en ”almindelig” samtale.

Selvom denne interviewform kan virke tillokkende, er der væsentlige risici forbundet: væsentlige forhold bliver ikke afdækket og mindre væsentlige forhold får for meget fokus, ligesom intervieweren kan risikere at miste fokus undervejs i samtalen. Derudover kan man ikke efterfølgende sammenligne de forskellige ansøgere.

Derfor har det ustrukturerede interview kun meget lille forudsigende gyldighed. Faktisk er resultat fra denne interviewform lige så tilfældigt, som hvis du havde kastet en terning.

Derudover er der ingen sammenligningsgrundlag kandidaterne imellem, da der højst sandsynligt ikke er spurgt ind til de samme ting på de samme måder.

 

Struktureret interview

Modsat det ustrukturerede interview har vi det strukturerede interview.

Denne interviewform er kendetegnet ved, at overordnet set bliver samme spørgsmål stillet til alle kandidaterne på samme måde og i samme rækkefølge. Svarene bliver systematisk sammenfattet og den efterfølgende vurdering sker på baggrund af kompetencernes vægtning i jobbet.

Fordelen ved den strukturerede interviewform er, at du sikrer, at kandidaterne bliver stillet de samme spørgsmål og dermed får et sammenligneligt vurderingsgrundlag. Dernæst sikrer du, at I kommer omkring alle de væsentlige og relevante områder, som skal afdækkes. Sidst men ikke mindst er du også med til at minimere risikoen for bias (link til egen artikel).

Jo mere struktur der er i interviewform, jo mere stiger dets værdi som vurderingsmetode.

 

Semistruktureret interview

Mellem det ustrukturerede og det strukturerede interview har vi det semistrukturerede interview. Denne interviewform er en god ’midtervej’, hvor du sikrer dig, at alle kandidaterne får samme spørgsmål, men stadig med plads til at gribe og dykke mere ned i de efterfølgende fortællinger og udsagn.

 

Sådan udarbejder du en spørgeguide til jobsamtalen

En god rekrutteringsproces er afhængig af, at I får så valide og sammenlignelige data om kandidaterne som muligt. Som nævnt stiger interviewets værdi som vurderingsmetode, jo mere struktureret interviewet af. For at sikre jer dette, skal I inden jobsamtalen udarbejde en spørgeguide.

Spørgeguiden skal formuleres på baggrund af jobanalysen og job- og personprofilen, så der bliver spurgt ind til de væsentligste faglige og personlige kompetencer, der er relevante for stillingen. Da I højst sandsynligt ikke kan nå omkring alle de kompetencer, der er beskrevet i job- og personprofilen, bør I udvælge de 3 til 5 væsentligste.

Udover at I sikrer, at fokus holdes på det væsentligste, og I ikke bevæger jer ud ad en tangent, er I også med til at minimere risikoen for bias. Når I følger en spørgeguide, undgår I, at intervieweren stiller spørgsmål, som vedkommende finder passende i øjeblikket.

Dernæst er det vigtigt, at I bruger samtalen på at ”få eksempler på udvist jobrelevant adfærd fra ansøger” (Kahlke, 27). Det gør man ikke ved at bede kandidaten vurdere sig selv, fx ved spørgsmål som ”Hvad gør du særligt godt?”, ”Hvad er dine stærke sider?”, ”Hvad er dine svage sider?”. Der er nemlig ikke nødvendigvis sammenhæng mellem hvordan en person ser sig selv, og hvordan vedkommende faktisk vil handle i virkeligheden. Spørg i stedet ind til udvist adfærd og bed kandidaten konkretisere og give eksempler. For at dykke ned i den udviste adfærd, kan man spørge ind til, hvordan kandidaten handlede i en given situation m.m.

 

Samtalens struktur og forslag til spørgsmål

Som nævnt findes der forskellige måder at strukturere et interview på og jo mere struktureret interviewet er, jo højere er det værdi og validitet som vurderingsmetode og sammenligningsgrundlag.

Som nævnt i artiklen ”Screening” kan det være en god idé at telefonscreene kandidaten på forhånd, så I ikke bruger unødigt tid på at forventningsafstemme med en kandidat, hvis forventninger til opstart, løn, osv. ikke matcher virksomhedens.

Betragt samtalen og jeres spørgsmål som en tragt, hvor I snævrer fokus mere og mere ind. Start med åbne, brede spørgsmål og gå efterfølgende til de mere lukkede, fokuserede spørgsmål.

Undervejs i samtalen er det vigtigt, I beder om eksempler, situationer og får kandidaten til at konkretisere. En måde, hvorpå du kan gøre dette, er ved at benytte dig af følgende ”spørgeteknik”:

  • ”Kan du beskrive en situation, hvor du…”
  • ”Hvad tænkte du i den situation?”
  • ”Hvad gjorde du helt konkret?”
  • ”Hvad var din rolle?”
  • ”Hvordan tror du, andre oplevede situationen? Og dine handlinger?”

 

Herunder finder du et forslag til en interviewstruktur, som du kan tilpasse til din branche.

 

Introduktion

De fleste kandidater vil være smånervøse inden interviewet, derfor er det vigtigt at bruge de første 5 min. af samtalen til at få kandidatens parader ned og få skabt en rar og behagelig atmosfære.

Byd velkommen og præsentér de personer, der deltager i interviewet, og hvad deres roller vil være.

Fortæl dernæst, hvordan interviewet vil forløbe, hvor lang tid det varer, hvad I skal igennem og i hvilken rækkefølge. Gør også kandidaten opmærksom på, at ansættelsesudvalget tager noter undervejs for bagefter at kunne vurdere og sammenligne de forskellige kandidater.

Eksempler på introduktions spørgsmål:

  • Kan du fortælle kort om dig selv?
  • Hvorfor har du søgt stillingen?
  • Hvor har du set jobannoncen?

 

Præsentation af kandidaten

Næste del af interviewet skal sætte fokus på kandidaten og vedkommendes erfaring og faglige kompetencer. Tag udgangspunkt i CV og ansøgning – og stil spørgsmål, så I kommer spadestikket dybere ned og undersøg de oplysninger, som ikke umiddelbart fremgår af CV og ansøgning. Bed om konkrete eksempler.

Eksempler på spørgsmål:

  • Du skriver, at du har erfaring med [x]. Kan du uddybe det?
  • Jeg kan se, at du har været ansat som [x] i [virksomhedsnavn]. Vil du ikke fortælle lidt om din rolle og dine arbejdsopgaver der?
  • Hvad kunne du bedst lide ved [virksomhedsnavn/arbejdsopgave/osv.]?
  • Du nævner, at du er [fx analytisk/resultatorienteret, osv.]. Kan du komme med et eksempel?
  • Hvad gør du for at holde dine faglige kompetencer ved lige?
  • Hvad er dine foretrukne arbejdsopgaver?
  • Hvad var det bedste ved dit forrige/nuværende job?
  • Hvad var det værste/dårligste ved dit forrige/nuværende job?
  • Hvilke opgaver i stillingsopslaget lød mest spændende? Hvorfor?
  • Hvilke opgaver i stillingsopslaget lød mindre spændende? Hvorfor?
  • Kan du beskrive, hvordan du har anvendt/arbejdet med [faglige kompetencer fra job- og personprofilen] i dine tidligere stillinger?
  • Hvad ser du som dine faglige udviklingsområder?
  • Hvad vurderer du som værende dine bedste faglige kvalifikationer til denne stilling?
  • Hvilke mål og resultater opnåede du i dine tidligere stillinger?
  • Kan du fortælle om en succesoplevelse fra en tidligere stilling? F.eks. noget, du er stolt af at have været en del af eller gennemført?
  • Hvad har været den bedste oplevelse i dit arbejdsliv indtil nu?
  • Hvad har været den værste oplevelse i dit arbejdsliv indtil nu?
  • Hvad søger du i et nyt job?

 

Spørgsmål vedr. samarbejde og adfærd

Når den faglige og erfaringsmæssige del er afdækket, kan du bevæge dig videre til de mere adfærdsrelaterede spørgsmål. Da en nyansættelse berører hele afdelingen/virksomheden/teamet, er det vigtigt at undersøge, om vedkommende også passer ind socialt og kollegialt.

Bed derfor om konkrete situationer eller opstil scenarier fra jeres arbejdsplads, så du får indblik i, om vedkommende passer ind i virksomhedens kultur samt hvordan vedkommende arbejder og tænker.

Eksempler på spørgsmål

  • Hvordan er du en god kollega?
  • Hvad betyder det for dig at være en god kollega?
  • Hvad er godt arbejdsmiljø for dig?
  • Hvad er en god arbejdsdag for dig? Hvad gør den god?
  • Hvilke arbejdssituationer motiverer dig?
  • Hvilke arbejdssituationer dræner dig?
  • Hvad skal der til for, at du fungerer optimalt på arbejdspladsen?
  • I din ansøgninger beskriver du dig selv som [fx initiativrig, analytisk.] Hvordan kommer det til udtryk? Kan du beskrive nogle konkrete situationer?
  • Under hvilken arbejdsform arbejder du bedst?
  • I hvilket arbejdsmiljø trives du bedst?
  • Hvornår har du sidst følt dig under pres? Hvordan håndterede du det?
  • Hvordan vil din tidligere leder/kolleger/medarbejder beskrive dig? Hvad vil de sige er dine styrker og svagheder?

 

Motivation og fremtiden

Næste del af interviewet bør omhandle kandidatens motivation for stillingen, samt hvordan kandidaten ser frem i tiden i forhold til stillingen. Det er nemmere at fastholde medarbejdere, hvis motivation matcher det, virksomheden og stillingen tilbyder.

Eksempler på spørgsmål:

  • Hvad er dine drømme for fremtiden?
  • Hvad er dine drømme for fremtiden rent karrieremæssigt?
  • Hvad vil du gerne arbejde med på lang sigt?
  • Hvad er dine ambitioner i forhold til stillingen?
  • Hvad kan du lide at lave, når du ikke er på arbejde?
  • Hvad gør, at du vil få succes i stillingen?
  • Hvilke krav har du til virksomheden, for at du kan få succes i stillingen?

 

Personlighed

Noget af det sværeste at få kortlagt i en jobsamtale er de ”bløde værdier”. Men som udtrykket ”hyret på faglighed, fyret på personlighed” vidner om, er de ”bløde værdier” også noget af de vigtigste at undersøge og få afdækket.
Igen – husk at tage udgangspunkt i og spørge ind til de personlige egenskaber, I har defineret som de vigtigste i job- og personprofilen. Spørg ind til situationer og bed om konkrete eksempler.

Eksempler på spørgsmål:

  • Hvad er dine væsentligste personlige styrker?
  • Hvad er dine væsentligste personlige svagheder?
  • Hvad ser du som dine personlige udviklingsområder?
  • Hvad er vigtigst for dig i forbindelse med dit arbejde?
  • Hvad vil du helst beskæftige dig med?
  • Hvad gør dig glad ved at tage på arbejde?
  • Hvad gør dig stresset/presset? Hvordan reagerer du?
  • Hvad gør dig irriteret? Hvordan reagerer du?

 

Afsluttende spørgsmål

I sidste del af jobsamtalen skal kandidaten have lov til at komme på banen, hvis vedkommende har spørgsmål til jer, virksomheden og stillingen eller der er emner/områder, vedkommende ønsker at tale om.

Det kan yderligere være en god idé at spørge, om kandidaten har eventuelle bekymringer eller tvivl om jobbet, hvis I ikke allerede har spurgt indtil dette ved en telefonscreening. Det giver jer mulighed for at snakke om eventuelle udfordringer eller misforståelser, som muligvis havde resulteret i, at kandidaten var sprunget fra senere i processen.

Fortæl om næste skridt i rekrutteringsprocessen og få godt rundet af, så kandidaten går hjem med en god fornemmelse og ikke er i tvivl om det videre forløb.

Eksempler på spørgsmål

  • Har du nogle spørgsmål til os?
  • Er der noget, du synes, vi ikke har talt om?
  • Er der noget, du gerne vil tilføje?
  • Hvad er dine forventninger til løn, pension, goder, m.m.?
  • Hvornår forventer du at kunne starte?

 

Hvad må/bør du ikke spørge om?

Først og fremmest er det vigtigt at pointere, at der er forskel på spørgsmål, som du rent lovmæssigt ikke må stille kandidaten og spørgsmål, som du ikke bør stille, da de ikke skaber værdi.

 

Lad os starte med de spørgsmål du lovmæssigt ikke må stille:

  • Religion, seksualitet, alder, etnisk oprindelse: ifølge Forskelsbehandlingsloven er det ulovligt at spørge ind til og lægge vægt på følgende karaktertræk eller egenskaber: race, hudfarve, religion eller tro, politisk overbevisning, seksuel orientering eller national, social eller etnisk oprindelse. Du må gerne spørge ind til alder og handicap, men du må ikke bruge disse oplysninger ved beslutningen om, hvilken kandidat der skal ansættes.
  • Børne- og straffeattest: Du må kun bede om børne- og/eller straffeattest, hvis det er relevant for stillingen. Hvis kandidatens børne- og/eller straffeattest ikke er ren, må du ikke bruge dette alene til at afvise kandidaten. I givet fald skal der laves en vurdering af, om det har en risiko i forhold til den konkrete stilling, kandidaten har søgt.
  • Helbredsoplysninger: Du må ikke spørge ind til kandidatens generelle helbredstilstand. Du må kun spørge ind til helbredsforhold, der har direkte betydning for kandidatens evne til at udføre den konkrete stilling.
  • Graviditet: Du må ikke spørge ind til kandidatens fremtidige familieønsker, f.eks. om kandidaten er gravid eller har planer om at blive det inden for den nærmeste fremtid. Hvis du spørger om det, er kandidaten i sin gode ret til at lyve. Du kan derfor ikke bruge begrundelsen, at vedkommende har løjet til jobsamtalen, hvis du opsiger vedkommende som følge af graviditet/barsel. Det er i strid med ligebehandlingsloven.
  • Fagforening: I Danmark har vi foreningsfrihed, hvorfor en arbejdsgiver ikke kan kræve, at en medarbejder skal være medlem af en bestemt fagforening for at få stillingen.

 

Og hvilke spørgsmål bør du ikke stille kandidaten?

Der er sådan set ikke nogen spørgsmål (udover de lovmæssigt ’forbudte’), du ikke bør stille. Men vær opmærksom på, om spørgsmålet er relevant for den konkrete stilling, samt hvordan du stiller spørgsmålet.

  • Ledende spørgsmål: Stiller du f.eks. kandidaten spørgsmålet ”Samarbejde og dét at arbejde på tværs af afdelingen er rigtig vigtigt for os. Kan du lide at samarbejde med andre?”, har du lagt ord i munden på kandidaten og røbet det ”rigtige” svar.
  • ”Hvad er din største svaghed?”: Du har sikkert hørt tusindvis af ’positive’ svar på dette spørgsmål. Derfor handler det om at omformulere spørgsmål, så du i stedet spørger en til konkret situation, der har været en udfordring for kandidaten, og hvordan vedkommende løste situationen.
  • ”Hvad har du arbejdet med før i tiden?”: Det er jo egentlig et udmærket spørgsmål, men på kandidaten kan det virke som om, du ikke har kigget vedkommendes CV igennem og forberedt dig til samtalen. Omformuler i stedet spørgsmålet, så du spørger ”Du har været ansat hos [virksomhedsnavn] i 3 år. Vil du ikke fortælle lidt om de opgaver, du løste der?”

 

Husk at vurdere kandidaten lige efter samtalen

Når samtalen er afsluttet og kandidaten sendt ud ad døren, bør I færdiggøre jeres noter om vedkommende. Det er vigtigt, det sker umiddelbart efter interviewet, så ingen nuancer, informationer eller detaljer går tabt.

Det kan være værdifuldt at have et evalueringsskema og give kandidaten en ’karakter’ under/efter interviewet, f.eks. på en skala fra 1-5. Det kan være til hvert enkelt fokuspunkt ift. job- og personprofilen og kandidaten generelt. Det gør det nemmere at vurdere og sammenligne kandidaterne, når alle interviews er gennemførte. Dernæst tvinger det dig til at holde fast i det væsentligste og vurderingskriterierne i stedet for at blive ledt i den forkerte retning.

Dernæst er det også ”nemmere” at vurdere og sammenligne kandidaterne ud fra kvantitative data (som f.eks. en tal-score) end kvalitative data (som f.eks. subjektive beskrivelser og betragtninger).

 

Hvad skal du ellers være opmærksom på under jobsamtalen?

Hvilke udfordringer kan der opstå?

Nogle gange bliver en jobsamtale en svær og udfordrende proces, hvor I måske er gået skævt af hinanden, har svært ved at holde fokus på det relevante eller noget helt tredje.

Vi har samlet nogle af de mest almindelige udfordringer og konkrete forslag til, hvad du kan gøre ved det.

Hvad hvis kandidaten…

  • … er genert eller tavs? Har kan du med fordel starte med small talk, tilbyde kaffe/the/vand og på den måde forsøge at gøre situationen ”mindre farlig” for kandidaten.
  • … giver undvigende/afglidende svar? Du må gerne insistere på at få svar på dit spørgsmål. Sig f.eks. ”… for at jeg forstår dig rigtigt, vil du så ikke uddybe det, du forklarede?”
  • … kører ud ad en tangent? Her kan du afbryde kandidaten og f.eks. sige ”jeg er ikke sikker på, jeg forstår dit svar. Det, jeg spurgte om, var…”
  • … vil have din vurderingen af, om vedkommende passer til jobbet? Her kan du f.eks. sige ”det kan jeg ikke sige noget om pt.” og fortæl evt. om den videre proces og hvad der vil ske efterfølgende.

 

Hvad hvis du som interviewer…

  • … har svært ved at styre samtalen? Her kan en tydelig disposition og spørgeguide være stor hjælp. Start samtalen med at fortælle om samtalens struktur. Øv dig inden med en kollega og øv dig på at afbryde kandidaten, hvis vedkommende kører ud ad en tangent.
  • … taler for meget? Øv dig i at formulere korte spørgsmål og lytte til kandidaten.
  • … efterfølgende ikke kan skelne de forskellige kandidater fra hinanden? Her er dit evalueringsskema alfa og omega. Tag noter på skemaet undervejs og opsummer dem lige efter samtalen, så du på den måde kan skelne de respektive kandidater fra hinanden.

 

Bias

En af de største faldgruber og udfordringer i rekruttering er bias.

At være biased betyder, at man hælder (bevidst eller ubevidst) til en bestemt vurdering. Ubevidste bias påvirker langt størstedelen af vores beslutninger og har den følge, at vi danner os et billede og mening om et andet menneske uden grundig forudgående viden. Som navnet indikerer, foregår dette som regel ubevidst.

Selvom vi alle har bias, kan man måske tro, at fordi man kender til dem, bliver man ikke påvirket af dem. Men det er faktisk også et bias, nemlig blind-spot-bias. Denne bias dækker over tilbøjeligheden til at tro, at fordi vi kender til bias, er vi ikke biased.

Selvom vi aldrig kan gøre en rekrutteringproces eller jobsamtale 100% unbiased, kan vi minimere risikoen for bias og opnå større neutralitet:

  • Anerkend bias: Vi har alle bias, der påvirker os, og hvordan vi træffer beslutninger. Det er først, når vi kender til dem og er i stand til at identificere dem, at vi kan arbejde med dem og prøve at gøre os fri af dem.
  • Job- og personprofil: Ansættelsesudvalget skal bruge profilen til at [udarbejde spørgeguide og] vurdere kandidaterne, så det sker på et konkret og sammenligneligt grundlag.
  • Jobsamtalens form: Anvend samme interview- og spørgeramme til hver kandidat. selvom de kan føles mere fastlåste, sikrer strukturerede interviews med prædefinerede spørgsmål et mere fair sammenligningsgrundlag.
  • Evalueringsskema: Udarbejd et evalueringsskema med de vigtigste kriterier, som kandidaterne skal vurderes på, på en forudbestemt skala, f.eks. 1-10. Notér på evalueringsarket under samtalen.
  • Ansættelsesudvalg: Involver flere personer i processen med evaluering, bedømmelse og interview. Hav et alsidigt ansættelsesudvalg og en organisationskultur, der tilskynder til åben dialog og fokus på bias.

 

KILDER:

  • ”Hvad må arbejdsgiver spørge om til ansættelsessamtalen?”. Legal Desk. 3. august 2022. https://www.legaldesk.dk/artikler/hvad-maa-arbejdsgiver-spoerge-om-til-ansaettelsessamtalen
  • Kahlke, Edith. Kort & godt om ANSÆTTELSESSAMTALEN. Dansk Psykologisk Forlag, 2022.
  • Kahlke, Edith og Schmidt, Victor. Bedre ansættelser. Børsens Forlag, 2007.
  • Kahlke, Edith og Schmidt, Victor. Job og personvurdering – om at øge træfsikkerheden i personaleudvælgelse. Børsens Forlag, 2000.
  • ”Regler for jobsamtaler: Alt du bør vide”. NemAdvokat. 17. november 2021. https://www.nemadvokat.dk/loven-forklaret/regler-for-jobsamtaler/
  • Theisen, Charlotte Bryldt. Jobsamtalen. Hvordan udvælger du den bedste kandidat? Forlaget Transparent, 2014.

Vil du høre mere om PeopleTools’ Profilværktøjer?

Lad os tage en snak om, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed i gang