[Dette er 4. del af PeopleTools’ artikelserie om den optimale rekrutteringsproces. Du kan finde en oversigt over de øvrige artikler her: ”Den ultimative guide til rekruttering”]

Sådan udarbejder du det gode stillingsopslag

En ny medarbejder skal ansættes, og stillingsopslaget skal udarbejdes. For med en velskrevet og målrettet stillingsopslag er du et godt skridt på vejen mod at finde den rigtige kandidat.

Men det er ikke nemt at skrive en god jobannonce!

Mange virksomheder kigger tilbage i arkiverne og finder en tidligere annonce frem, som de derefter lige finjusterer. Men det kan være farligt at forfalde alt for meget til skabeloner, vaner og eksisterende beskrivelser. Resultat bliver ofte dårlige annoncer, der rammer forbi målgruppen og resulterer i ukvalificerede ansøgninger og risiko for fejlrekruttering.

Men hvad skal sådan en størrelse egentlig indeholde? Og hvordan skriver man en annonce, der både tiltrækker de bedste og mest kvalificerede ansøgere?

I denne artikel kigger vi nærmere på, hvordan du strukturerer og udformer et stillingsopslag, så du fanger opmærksomheden hos de kvalificerede ansøgere.

Derfor er det vigtigt at fokusere på jobannoncen

Måske spørger du dig selv, hvorfor du overhovedet skal bruge tid og ressourcer på at lave et godt jobopslag, når I altid plejer at få en masse ansøgninger. Så er der vel egentlig ikke behov for forandring?

Et succeskriterie bør nemlig ikke være, at der er uploadet 250 ansøgninger, hvor langt størstedelen er irrelevante, men nærmere at de 50 uploadede ansøgninger alle er fra interessante og relevante kandidater.

Her er det vigtigt at huske, at et godt jobopslag på den ene side tiltrækker de rigtige kandidater og på den anden side også skræmmer potentielle ansøgere væk. For ved at ”skræmme” en masse irrelevante ansøgere væk, ved vi, at vi har gjort annoncens indhold og budskab målrettet mod de kandidater, vi faktisk ønsker at ramme.

Dernæst handler det også om at få de passive jobsøgere i spil. Ifølge Tue Holmberg er markedet delt op i 80-20-kategorier: 20% er aktivt jobsøgende, der læser jobopslag og er ikke superkritiske over for kvaliteten. De øvrige 80% er de passive jobsøgere, som allerede er i job og ikke umiddelbart er interesseret i at skifte. For at overbevise de personer, der ikke har overvejet at skifte job, om at søge din stilling, skal annoncen virkelig fange deres interesse og være utrolig overbevisende.

Start ikke med at skrive stillingsopslaget!

For nogle virksomheder starter rekrutteringsprocessen med jobannoncen: det er her, de første gang sætter ord på hvilken type medarbejder, de forestillinger sig, skal være den nyeste del af virksomheden og teamet, samt hvilke faglige kompetencer vedkommende skal besidde.

Men faktisk bør dette være den sidste led i en proces, hvor man som leder og organisation finder ud af, hvad man har brug for – og ikke nødvendigvis, hvad man har sagt farvel til!

I stedet bør man starte med at udarbejde en job- og personprofil.

Måske tænker du, ”jamen, vi ved altså godt, hvem vores kommende medarbejder er, og hvad vedkommende skal kunne!” Problemet er, at hvis man starter med annoncen fremfor job- og personanalyse, risikerer man at lave en copy paste af den foregående person, der besad jobbet, samt fylde stillingsannoncen med en masse klicheer, der rammer alle og ingen!

For det er kun muligt at udarbejde en skarp jobannonce og definere/sætte ord på hvilken profil, I ønsker at ansætte (både fagligt og personligt), når I har brugt tid på at afdække jeres behov og gjort jeres krav og ønsker mere konkrete via en job- og personprofil. For når I er bevidste om hvilke kompetencer, den kommende medarbejder skal besidde både fagligt og personligt, er det også nemmere at skrive en præcis jobannonce, der rammer de rigtige kandidater – og ikke en masse irrelevante.

Hvad er en god jobannonce?

Så hvad er egentlig en god jobannonce?

Som nævnt skal den ikke nødvendigvis generere mange ansøgere; derimod de rigtige!

Dernæst er den mere end bare en beskrivelse af den ledige stilling. En god jobannonce skaber opmærksomhed og interesse hos de rigtige kandidater, og får dem til læse ville vide mere om virksomheden og stillingen.

Hvordan strikker man så en god jobannonce sammen?

Hvad skal en jobannonce indeholde?

Selvfølgelig afhænger den gode jobannonce af stillingen, der søges til, og branchen. Dog findes der stadig en række punkter, du bør inkludere i din annonce. Disse er:

1. Overskrift
2. Teaser
3. Indledning
4. Jobbeskrivelse
5. Fordele for kandidaten
6. Hvem kandidaten er
7. Fortæl om jeres virksomhed
8. Afrunding og praktisk

Lad os kigge nærmere på de enkelte punkter

1) Overskrift

Den første del af jobannoncen er muligvis også den vigtigste, nemlig overskriften.

Overskriften afgør, om annoncen overhovedet bliver læst, og om potentielle kandidater har lyst til at læse videre.

Hvis ikke overskriften skiller sig ud, kan jeres jobannonce hurtigt drukne i mængden. Aktive jobsøgere modtager muligvis en lang række jobopslag via mail og skimmer hurtigt ned over listen. Her skal jeres overskrift skille sig ud og have en stopeffekt på læseren.

Hvad gør så en overskrift god? Den skiller sig ud fra resten, stopper scrollfingeren og fanger læserens interesse. En overskrift virker, når den er konkret, præcis, fanger de rigtige læseres interesse og motiverer dem til at læse videre.

Derudover skal vi allerede med overskriften forsøge at sortere de irrelevante kandidater væk. Det handler nemlig ikke om at tiltrække flest muligt og få så mange til at klikke på overskriften og annoncen som overhovedet muligt.

En god måde at gøre det på, er ved at spørge dig selv (eller de kommende kolleger), hvad der er det særlige ved stillingen og inkorporér svaret i overskriften – og hvilken type overskrift vil fange kandidatens opmærksomhed? Det kan f.eks. være, hvilke opgaver vedkommende skal arbejde med, et bestemt it-system eller kodesprog, osv. Når vi vil ramme flest mulige, bliver vi automatisk mere vage og ukonkrete. Og det er en fejl. Tag f.eks. en overskrift som ”Kommune X søger kommunikationsmedarbejder”.

’Kommunikationsmedarbejder’ siger ikke så meget om indholdet i jobbet. Vær derfor mere målrettet og specifik, f.eks. ved at få nogle detaljer med i overskriften – noget, der fortælleren læseren mere om jobbet og dets indhold. Der er stor forskel på ”Kommunikationsninja med speciale i IT-branchen” og ”Kommunikationsmedarbejder der elsker at formidle børnebøger og YA-litteratur”.

Du kan lige så godt forsøge at skille de læsere fra, der ikke er relevante for stillingen, ved at præcisere og målrette overskriften mod dem, der er.

2) Teaser

Teaseren skal helt kort formidle essensen af jobbets indhold: hvilke opgaver og muligheder får kandidaten? Underoverskriften skal fungere som teaser, der fastholder læserens interesse og giver vedkommende lyst til at læse videre.

3) Indledning

Indledningen skal fortælle læseren, hvorfor vedkommende skal søge lige præcis denne stilling. Forsøg at fange kandidatens interesse yderligere ved fx at sætte spot på disse spørgsmål: Hvorfor skal kandidaten søge job hos jer? Hvad er det mest sælgende ved stillingen?

Præsentér også virksomheden ganske kort. Gå ikke for meget i dybden og sæt dig i læserens sted: hvad ville de ønske at vide om virksomheden, og hvad de muligvis bliver en del af? Genfortæl ikke hele virksomhedens historie – der er mulighed for at gå i dybden senere.

4) Jobbeskrivelse

Dette afsnit handler om selve jobbet, og du skal besvare spørgsmål ift., hvad jobbet og arbejdsopgaverne går ud på.

En klassisk fejl er, at det hele beskrives på et mere eller mindre abstrakt niveau, så man stadig ikke ved, hvad jobbet egentlig går ud på, når man har læst annoncen færdig. Det er derfor vigtigt, at du er konkret og specifik. Ved at være konkret og specifik er det også nemmere for potentielle ansøgere at se, om stillingen og arbejdsopgaverne er noget for dem – og således med til at tiltrække de rigtige og ’afskrække’ de forkerte ansøgere.

En anden klassisk fejl er at inkludere alle de forskellige arbejdsopgaver, jobbet består af. Fokuser i stedet på kerneopgaverne, som kandidaten primært kommer til at arbejde med.

I jobbeskrivelsen bør minimum indgå følgende:

• Hvad er de konkrete arbejdsopgaver?
• Hvilke ansvarsområder skal vedkommende beskæftige sig med?
• Hvor mange kolleger kommer vedkommende til at arbejde sammen med?
• Hvilke faglige udfordringer er der?
• Hvad er succeskriterierne?
• Er der udviklingsmuligheder i jobbet?

Hvis du formår at beskrive hverdagen og jobbet, så kandidaten tydeligt kan visualisere det, så er der større sandsynlighed for, at det er de rigtige, der søger.

Derudover kan det være en god idé at have et punkt, der hedder ”Du er en succes, når…”. Det skal tydeliggøres, hvad man bliver målt op på, hvad man skal arbejde frem mod og hvornår man er en succes.

5) Fordele for kandidaten

Hvad adskiller denne stilling fra en lignende stilling ved konkurrenten eller i en helt anden branche? Tænk på, hvad I tilbyder, som konkurrenten måske ikke gør? Hvad er det særlige ved netop jeres virksomhed? Du bør sætte ord på, hvad kandidaten får ud af jobbet hos præcis jeres virksomhed. Særligt hvis du ønsker at ramme de ”passive” jobsøgere (dem, der er i job og ikke har planer om at skifte), skal du beskrive, hvad den enkelte kandidat får ud af et jobskifte.

Det kan f.eks. være i form af personalegoder og belønninger. Husk at belønninger ikke behøver være i økonomisk eller fysisk form. Det kan også være fleksible arbejdstider, firmaudflugter, barnets 2. sygedag, osv. Sæt fokus på hvorfor kandidaten bør vælge netop jeres virksomhed og søge denne stilling.

6) Hvem kandidaten er

I dette afsnit skal du beskrive, hvem I søger. Hvilke forventninger og krav I har til den rette ansøger. Det kan være i form af uddannelsesmæssig baggrund, erfaring, certificeringer, faglig viden, faglige kompetencer og kvalifikationer, mv. Beskriv også de personlige kompetencer og karaktertræk, som I lægger vægt på i jobbet og virksomheden. Vær præcis og konkret i jeres krav og forventninger.

Prøv at dele dem op i, hvilke der er ufravigelige krav og helt essentielle for at kunne være succesfuld i stilling, og hvilke der ville være en fordel. Du bør altså kunne skelne mellem ”need to have” og ”nice to have”. Det sker sjældent, at man som virksomhed får alle sine ønsker til drømmekandidaten opfyldt.

Lad dig heller ikke forblinde af, hvad andre skriver i deres jobannoncer. Vær derimod realistisk. Undersøgelser viser nemlig, at nogle ord og ’betegnelser’ er blevet buzzwords og findes i næsten alle stillingsopslag. Skal den person, I søger, faktisk være robust og udadvendt?

7) Fortæl om jeres virksomhed

Nogle virksomheder behøver ingen introduktion. Det er de færreste, der er i tvivl om, hvem LEGO, Bestseller eller Carlsberg er. Det er dog ikke tilfældet med de fleste virksomheder. Derfor er det en god idé at forklare, hvem I er som virksomhed, hvad I beskæftiger jeg med samt branche.

Beskriv gerne, hvordan virksomheden er som arbejdsplads. Hvordan er kulturen helt overordnet og i den afdeling/team, den kommende medarbejder bliver en del af? I skal give kandidaten indsigt i, hvordan det er at arbejde i jeres organisation.

Men lad være med at fylde for meget på. De fleste ansøgere vil også selv researche virksomheden og sætte sig mere ind i den, såfremt vedkommende ønsker at vide mere. Derfor kan du med fordele linke til jeres hjemmeside, LinkedIn eller andre platforme, hvor ansøgeren kan lære jer bedre at kende.

8) Afrunding og praktisk

I sidste del af jobannoncen, hvor du forhåbentlig har overbevist læseren om, at de bare må søge jeres stilling, skal du gøre næste skridt og forventninger helt tydelige.

Slut af med alle de praktiske oplysninger, såsom

• Kontaktinfo (og oplysninger, såfremt læseren må kontakte ved spørgsmål)
• Ansøgningsfrist
• Formatkrav til ansøgning og CV
• Arbejdspladsens adresse
• Ansættelsestype, stillingsbetegnelse og lokation (fysisk, remote, hybrid)
• Info om evt. tests
• Ønsket tiltrædelsesdato

Hvis kandidaten ikke kan gennemskue, hvordan man søger jobbet eller hvad den videre proces indebærer, kan du muligvis gå glip af en fantastisk kandidat.

Hvad kan vi ellers gøre?

Men det er ikke nok med en catchy overskrift og god virksomhedsbeskrivelse for at gøre jobannoncen interessant.

Vi har kun et øjeblik til at fange og fastholde læserens interesse. Derfor skal vi opbygge, strukturere og skrive stillingsopslaget på en måde, så vi ikke mister læserens interesse undervejs.

Lad os kigge nærmere på de formaterings- og tekstmæssige greb, vi kan bruge.

Undgå passiv form og skriv aktivt

Passiv er en bøjningsform af verber, der kan gøre sætninger distancerende og svære at læse. Du kan se, om en sætning er skrevet i passiv form, når verber ender på -s, -ing, -else, osv. Passiv form mudrer budskaber, mens aktiv form er lettere at forstå for læseren.

Eks. ”Du oplæres i tekniske programmer” er passiv form, mens ”vi oplærer dig i tekniske programmer” er aktiv form.

Gør annonce læsbar: Skriv kort og præcist

En jobannonce er i forvejen propfyldt med informationer og budskaber, som læseren skal forholde sig til. Derfor skal du formulere annoncen kort og præcist. Det gør det lettere for læseren at afkode og forstå informationerne – så gnidningsfrit som muligt.

Lange sætninger og afsnit med komplicerede ordstillinger er tunge og besværlige at læse. Når vi møder en ”wall of text”, har vi en tendens til at opgive på forhånd og gå videre til det næste. Skriv derfor kun det, der er relevant for læseren i første omgang og overvej, hvad der er absolut nødvendigt at inkludere, og hvad der egentlig godt kan undlades.

Skriv i et enkelt og præcist sprog og brug gerne korte sætninger. Så bliver teksten lettere at læse og huske for læseren, og vi øger sandsynligheden for, at læseren kommer gennem hele annoncen og ikke opgiver undervejs.

Fokuser på kandidaten og skriv modtagerrettet

Jobannoncen skal ikke handle om jeres virksomhed, men om kandidaten.

Hav hele tiden kandidaten i tankerne, og hvad vedkommende gerne vil vide om jobbet – brug denne viden til at målrette jobannoncen.

Derudover kender du jeres modtager fra jeres job- og personprofil – og det er denne viden, du skal bruge til at skrive rettet mod modtageren.

Hvem modtageren er, er afgørende for annoncens tone, stil og sprogbrug. Der er væsentlig forskel på, om jobannoncen henvender sig til en sygeplejerske eller software-udvikler. For hvad der virker tillokkende på én gruppe, kan muligvis virke afskrækkende på en anden. Så brug tid på at analysere og forstå målgruppen, samt hvad der driver dem til at gå på arbejde.

Dernæst er det en god idé at bruge personlige stedord (du, din og dit). Der er med til at skabe en relation til kandidaten, allerede når vedkommende læser stillingsopslaget).

Ved at skrive direkte til og i øjenhøjde med læseren, knytter vi en stærkere relation og gør jobbet mere relaterbart. I stedet for at skrive ”Den rette kandidat har erfaring med…”, skal du skrive ”Du har erfaring med…”

Tænk udbytte

Husk at jobopslaget ikke handler om dig, men om din modtager. Jobannoncen skal sælge stillingen til læseren og overbevise vedkommende om, at han/hun skal søge netop denne stilling i præcis jeres virksomhed.

Derfor skal du vende blikket over på læseren og væk fra dig selv. Brug udtrykket ”what’s in it for me?” til at finde din læsers udbytte.

Spørg dig selv løbende ”hvad får min modtager ud af det her?”

Hvad betyder f.eks. ”Vi har fokus på faglig udvikling” egentlig for læseren? Her kan du med fordel omskrive det, så du fokuserer på modtagerens udbytte: ”Du får adgang til efteruddannelse og kurser, så du udvikler dig fagligt.”

Drop klichéerne

Vi opfordrer jobsøgere til at være så konkrete som muligt og ikke fylde deres ansøgninger med klicheer og floskler, såsom at kunne have mange bolde i luften, være en teamplayer, osv.

Og dette går begge veje!

For lige så kedeligt det er at læse klichéfyldte ansøgninger, lige så kedeligt og intetsigende er kliche- og floskelsfyldte stillingsopslag.

Derudover medfører det oftest både mange og irrelevante ansøgninger.

Vær ærlig

Seks ud af ti nyansatte oplever, at jobbet ikke lever op til deres forventninger og føler sig ’snydt’ (Harpelund og Højberg, 2016). Derfor er det vigtigt at være ærlig omkring jobbet og dets opgaver.

Hvis en stor del af jobbet er rutineopgaver, så fortæl det. Måske oplever du, at du får færre ansøgere. Til gengæld vil der nok være flere af dem, der faktisk er interesserede i jobbet og dets opgaver.

Forsøg ikke at oversælge jobbet. Så forventer kandidaterne noget, som du og jobbet ikke kan leve op til. Undersøgelser viser, at realistisk og ærlig jobinformation resulterer i en signifikant lavere personaleomsætning (Earnest et al., 2011).

Det giver næsten sig selv, at det er nemmere at fastholde og engagere de kandidater, der har fået dét, de er blevet lovet i jobannoncen og gennem rekrutteringsprocessen, end dem der er blevet solgt en fantasi.

Vær også ærlig om evt. organisatorisk uro. Så kan kandidaten selv tage et aktivt valg om, hvorvidt de ønsker at være en del af det og bliver ikke ført bag lyset og først opdager det, når vedkommende starter i jobbet

Formaterings tips

Udover selve indholdet i annoncen, kan du også bruge forskellige formateringskneb, der øger sandsynligheden for, at vedkommende læser og forstår opslaget.

• Afsnit: Lav mange og korte afsnit, hvor der er godt med luft imellem. Det øger læsevenligheden.
• Underoverskrifter: Når du bruger (mange) underoverskrifter, gør du det nemmere for læseren at skimme opslaget og vurdere, om vedkommende ønsker at læse mere i dybden.
• Punktopstilling: Brug punktopstillinger til at skabe luft og overskuelighed i opslaget.
• Formatering: Vær ikke bange for at lege med formateringen, så jobannoncen skiller sig ud. Det kan være visuelle elementer, statements, versaler, parenteser, tøveprikker, osv. Det skaber blikfang og fastholder læserens øjne til teksten. Selvfølgelig skal formatering og layout også passe til det image, virksomheden ønsker at skabe og formidle.
• Visuelt: Husk jobannoncens visuelle udtryk og hvilke signaler, denne sender om jeres virksomheds identitet og kultur. Gør I brug af billeder, skal de afspejle livet og kulturen på arbejdspladsen fremfor amerikaniserede stockphotos, der på ingen måde afspejler virksomheden.

Klar, parat, publicér:

Slut altid af med at gennemlæse jobannoncen for tastefejl og stavefejl. Da man hurtigt kan se sig blind på ting, er det en god idé at få en kollega til at læse den igennem og komme med feedback.

Nu er I klar til at publicere annoncen og få den ud og leve blandt kandidaterne.

Kilder:

• Harpelund, Christian og Højberg, Morten T. Onboarding – flyvende fra start. Jyllands-Postens Forlag, 2016.
• Earnest, D.R.; Allen, D.G & Landis, R.S. ”Mechanisms linking realistic job previews with turnover: A meta-analytic path analysis.” Personnel Psychology, vol. 64, No. 4, 2011: 865-897.