Bias i rekruttering

Når vi går i gang med en rekrutteringsproces, ønsker vi at udvælge og ansætte den bedst mulige kandidat til stillingen. Vi baserer vores beslutninger på objektive fakta, såsom kandidaternes faglighed og evne til at udføre jobbet godt. Eller det er i hvert fald, hvad vi tror, vi gør.

Virkeligheden kan nemlig se noget anderledes ud.

Vi mennesker er nemlig ubevidst styret af forskellige faktorer, der gør os ude af stand til at bedømme andre neutralt. Disse kaldes bias. Og bias har naturligvis også indflydelse på rekrutteringsprocesser og -beslutninger.

I denne artikel får du svar på, hvad bias er, og hvilke bias du særligt skal være opmærksom på i en rekrutteringsproces. Du får også 8 tips til, hvad du kan gøre for at minimere bias.

Hvad er bias – og bias i rekruttering?

Hvert sekund udsættes vi for og behandler store mængder af information. Da vores hjerner har et begrænset grundlag for at behandle disse informationer, er vi faktisk kun er i stand til at behandle omkring 40 informationer bevidst pr. sekund. Ubevidst, derimod, behandler vi 11 mio. informationer pr. sekund.

For at holde trit med alle stimuli omkring os og forenkle mængden af information, skaber vores hjerner helt automatisk mentale genveje (bias). De bias, vi bevidst og ubevidst navigerer efter, er simpelthen hjernens måde at kategorisere alle de informationer, som vi hver dag modtager og skal bearbejde.

To typer af bias: bevidste og ubevidste

Vi skelner mellem to typer af bias:

• Bevidste bias er de bias, som vi er bevidste omkring og ved, vi har. Disse bias kaldes også ’eksplicitte bias’.
• Ubevidste bias er en ubevidst form for stereotypisering af mennesker eller grupper, som vi ikke er klar over, vi har eller agerer efter. Disse bias kaldes også ’implicitte bias’.

Selvom vi måske ikke ønsker at erkende det, påvirker ubevidste bias langt størstedelen af vores beslutninger. Og det har den følge, at vi faktisk danner os et billede og en mening af andre mennesker uden grundig forudgående viden. Denne mening påvirker, hvordan vi opfatter og behandler dem – i både positiv og negativ forstand.

Og her er medlemmerne i et ansættelsesudvalg ikke undtaget. Det sker ved os alle ubevidst.

Derfor skal du sætte fokus på bias

Når man læser beskrivelsen af bias, giver det næsten sig selv, at bias spiller en stor rolle i rekruttering og ansættelsesprocesser.

Bias kan påvirke alle aspekter i processen – lige fra udarbejdelsen af jobannoncen, kortlægning af hvilke kompetencer, der skal til for at have det godt og gøre det godt i både organisationen og stillingen til den endelige ansættelsesbeslutning. Mennesker, processer og teknologi kan alle være indgangspunkter for bias.

Når/hvis vi ikke sætter fokus på eller er bevidste om bias, kan vi komme til at ansætte mindre kvalificerede kandidater, overse talentfulde kandidater og opbygge en organisation med manglende diversitet og en overrepræsentation af et bestemt synspunkt, erfaring eller kompetencesæt. Det kan igen medføre manglende innovation, produktivitet og konkurrencedygtighed.

Dernæst kan det også påvirke organisationens omdømme i form af kandidaternes oplevelse. Som kandidat skal man gerne have oplevelsen af, at man er blevet til- eller fravalgt på baggrund af ens kvalifikationer og ikke på baggrund af alder, køn, etnicitet, opfattelse af erfaring, osv. Hvis en kandidat går derfra med oplevelsen af, at de er blevet fravalgt på et uretfærdigt grundlag, kan det både skade organisationens omdømme og brand.

Forskellige former for bias i en rekrutteringsproces

Der er mange forskellige bias, der har indflydelse på en rekrutteringsproces. Herunder finder du et udvalg af disse bias.

• Lighedsbias  handler om, at vi har en positiv respons til folk, som ligner os, eller vi føler en lighed med. Måske gik de på samme universitet, er vokset op i samme by, har lignende interesser eller de minder os om nogen, vi kender og kan lide. Ubevidst favoriserer vi dem, vi har noget tilfælles med – uanset om det er berettiget eller ej.
• Konformitetsbias handler om, at vi i et ønske om at passe ind matcher vores holdninger, overbevisninger og adfærd til en gruppes normer og holdninger. Vi har et helt naturligt og instinktivt behov for at passe ind. Det kan resultere i, at vi tilsidesætter eller ignorerer sund fornuft og egne holdninger. Forestil dig, at du som den eneste i et ansættelsesudvalg synes, at en bestemt kandidat klarede sig enten godt eller mindre godt. Hvis ønsket om konsensus er for stærkt eller hvis nogle medlemmer af udvalget er mere tromlende/højlydte/”magtfulde” end andre, kan der være risiko for, at du ikke siger din mening/oplevelse højt.
• Bekræftelsesbias er vores tendens til at søge efter, fortolke, favorisere og huske information, som bekræfter vores eksisterende formodninger, holdninger og hypoteser, mens vi ignorerer eller giver væsentligt mindre opmærksomhed til information, der modsiger dem. Effekten er stærkere ved følelsesladede problemer og dybt forankrede overbevisninger. Det vedrører også tendensen til at fortolke tvetydig information som støtte for ens nuværende holdning. F.eks. hvis du allerede har truffet en uudtalt eller ubevidst vurdering baseret på en kandidats CV, vil du sandsynligvis fokusere på information under samtalen, der bekræfter denne opfattelse.
• Halo-effekten er en type kognitiv bias, hvor vores samlede indtryk af en person påvirker, hvordan vi føler og tænker positivt om vedkommendes karakter/person. Det er tendensen til, at en persons positive træk eller handlinger påvirker vores meninger vedrørende alt andet om vedkommende. F.eks. at vi automatisk tænker, at hvis kandidaten er god til X, så vil vedkommende også være god til Y og Z. Halo-effekten er stort set baseret på førstehåndsindtryk.
• Horns-effekten er det direkte modsatte af Halo-effekten. Det er, når én dårlig eller negativ ting ved en person negativt påvirker vores overordnede mening om vedkommende og øvrige kvaliteter, kompetencer og egenskaber. F.eks. at vi automatisk tænker, at hvis kandidaten er dårlig til X, så vil vedkommende også være dårlig til Y og Z.
• Kontrasteffekten er nok en af de sværeste at undgå, da vores hjerner helt naturligt sammenligner for at sætte ting og mennesker i kontekst. Når vi arbejder os gennem stakken af CV’er eller afholder jobsamtaler, har vi tendens til at se en kandidat i relation til de foregående. Hvis en kandidat f.eks. performer bedre end kandidaten før, er vi mere tilbøjelige til at bedømme dem mere positivt, end vi måske ville gøre i en anden kontekst. Eller hvis den tidligere kandidat var særlig god, vil den efterfølgende måske ikke synes lige så egnet til stillingen.
• Nonverbale bias omhandler, at nonverbal kommunikation såsom kropssprog, og at dette tillægges større betydning end det måske burde. F.eks. kan kropsholdning, øjenkontakt, ansigtsudtryk eller håndtryk få en stor betydning ift. kandidatens samlede indtryk – både positivt og negativt.
• Recency effect (’nyhedsbias’) afspejler den måde, hvorpå vores hjerner er designet til at huske den information, der senest blev præsentæret for os. F.eks. hvis man interviewer et stort antal kandidater på en dag, kan det være svært at adskille kandidaterne fra hinanden. Her er man mest tilbøjelig til at favorisere kandidater, der er blevet interviewet sidst, da disse skiller sig mest ud.

Kan en rekruttering være unbiased?

Der er altså mange forskellige typer af bias, vi skal være opmærksomme på. Det store spørgsmål er så, om vi helt kan undgå bias i en rekrutteringsproces?

Det korte svar er nej! En rekrutteringsproces kan aldrig være 100% unbiased. Vi vil altid have bias i en eller anden grad.

Vi kan gøre en del for at minimere risikoen for bias, men vi kan aldrig fjerne dem helt. Når bias sker ubevidst, kan det være svært (hvis ikke umuligt) at identificere, når det sker og dermed eliminere deres indvirkning/betydning.

Derimod handler det om, at vi skal minimere bias så meget som muligt.

Til det findes der en række praktiske tips, du kan følge, for at gøre din rekrutteringsproces så unbiased som muligt.

8 tips: Sådan minimerer du risikoen for bias

1) Vær bevidst om bias

Uanset hvordan vi vender og drejer det, har vi alle forskellige former for bias, der påvirker vores holdninger, opfattelser/oplevelser og hvordan vi træffer beslutninger. Det ligger helt grundlæggende i vores menneskelige natur.

Det første skridt mod at reducere bias (også i en rekrutteringsproces) er derfor at vide, hvad bias er, hvordan og hvorfor de opstår, hvordan det kan påvirke andre, og hvilke bias vi selv har tendens til at have. Denne viden og indsigt får ikke vores bias til at forsvinde, men det gør os bedre i stand til at ”fange” dem, når de opstår. Før vi kan gøre noget ved vores bias, må vi først være i stand til at identificere dem.

Men hvis de er ubevidste, hvordan kan vi så identificere dem? Én måde er at opbygge en organisationskultur, hvor det er acceptabelt at italesætte, når man oplever bias.

Derudover kan neurologiske test og øvelser hjælpe med at afdække ubevidste bias. F.eks. Implicit Association Test, der er skabt af forskere fra Harvard University, Virginia University og Washington University. Du kan bruge testen til at undersøge hvilke bias, du mest sandsynligt er påvirket af. Denne viden kan du bruge proaktivt.

Kun ved at anerkende problemstillingen med bias kan vi arbejde hen mod at finde en løsning til at reducere dem. Her skal vi være særligt opmærksomme på vores valg, når vi er trætte, forhastede eller stressede, da disse situationer har tendens til at forstærke vores bias. Husk også, at vi højst sandsynlig ikke påvirkes af de samme bias.

2) Udarbejd stillings- og personprofil

En unbiased ansættelsesproces starter med at få defineret stillings- og personprofilen og få nedskrevet behov, krav og forventninger til ansøgerne. Stillings- og personprofilen bør være detaljeret og bruges gennem hele ansættelsesprocessen.

Når der foreligger en stillings- og personprofil, kender ansættelsesudvalget de nøjagtige faktorer, kandidaterne bør vurderes på. På den måde er det grundlag, kandidaterne bliver vurderet på, så konkret og sammenligneligt som muligt.

En stillings- og personprofil bør indeholder følgende:

• En beskrivelse af organisationen og den kultur, den nye medarbejder skal være en del af
• De centrale opgaver og problemstillinger, vedkommende skal løse
• Faglige kompetencekrav – forsøg at inddele disse i tre kategorier: ubetingede krav, væsentlige krav og ønskelige krav
• Personlige kompetencekrav – bør ikke overstige fem krav og gerne i en prioriteret rækkefølge, som er beskrevet præcist og med begrundelse

3) Vær opmærksom på sproget i stillingsopslaget

En velskrevet og beskrivende jobannonce øger chancen for at tiltrække de rigtige kandidater. Men allerede her opstår der muligheder for bias i forhold til f.eks. køn, etnicitet og alder. Undersøgelser har nemlig vist, at sproget i et stillingsopslag, hvis hensigt er et gøre jobbet tiltalende for et bredt spektrum af kandidater, faktisk kan have den modsatte effekt og afskrække bestemte grupper fra at søge jobbet.

Det mest tydelige bias er brugen af kønsspecifikke pronomener, når den ideelle kandidat beskrives (han/hun). En mere indirekte måde at antyde bias i stillingsopslaget, er gennem tillægsord. F.eks. er ord som drevet, selvhævdende og selvsikker maskulint ladede ord, mens samarbejdsvillig, ærlig og støttende har en mere feminin konnotation. Når det kommer til alder, kan ord som energisk og teknologisk kyndig indikere, at virksomheden søger en ung person.

Det er samtidig vigtigt at være opmærksom på, at det kan være relativt subjektivt og kulturbestemt, hvordan vi fortolker og forstår ord.

Eksempler på kønsladede ord

• Maskuline ord: Aktiv, eventyrlysten, selvsikker, drive, uafhængig, konkurrence, lede, udvikle, ambitiøs, succesfuld, kompetent
• Feminine ord: Samarbejde, ærlig, loyal, support, forstå, støttende, tryghed, nærvær, pleje, omsorg, empatisk, lyttende

Dog kan dét at benytte sig af bestemte ord også være en bevidst strategi fra virksomhedens side. F.eks. hvis en organisation gerne vil have en kvinde ind for at udligne en lidt for skæv kønsfordeling. Så kan de skrive jobopslaget rettet mod kvindelige kandidater i håbet om at tiltrække kvinder.

4) Anonymiseret rekrutteringsproces

De fleste af os kender nok til de undersøgelser, hvor to ens CV’er blev uploadet til den samme stilling. Eneste forskel var navnet. Det ene med et ”traditionelt” danskklingende navn, mens det andet CV havde et ”udenlandsk” navn. CV’et med det danskklingende navn blev indkaldt til ca. 53% flere samtaler. Det er et tydeligt eksempel på, at simpel information som at kende en kandidats for- og efternavn også kan udløse bias.

En måde at undgå lignende scenarier på og dermed reducere bias i den indledende screenings-proces, kan gøres ved at anonymisere dele af CV’erne, såsom kandidaternes navn, alder og køn. Ved at gøre dette bliver kandidaterne vurderet på baggrund af deres erfaringer og kompetencer.

Det handler om at gøre vilkårene ens for alle ved at sikre, at vi fokuserer på kandidatens specifikke kvalifikationer og talenter i stedet for overfladiske demografiske karakteristika. Dét at anonymisere kandidaterne i den indledende del af rekrutteringsprocessen kan bl.a. hjælpe hertil.

5) Brug cases

Brugen af cases er endnu en måde at minimere bias i en rekrutteringsproces. Mens nogle virksomheder helt erstatter CV og ansøgning med en digital anonymiseret case, bruger andre det som en del af 1. eller 2. samtalerunde.

Uanset om du bruger case-metoden som indgangsbarriere (i stedet for at indsende CV og ansøgning) eller senere i processen, giver det dig en mere konkret måde at evaluere de respektive kandidater og holde dem op imod hinanden. En case giver den ansættende virksomhed en vigtig indsigt og viden, som gør dem i stand til at forholde sig til kvaliteten af arbejdet frem for CV, udseende, køn, alder, osv.

Cases, der efterligner den slags opgaver, kandidaten skal udføre i jobbet, giver faktisk nogle af de bedste indikatorer for fremtidig jobpræstation. Studier viser, at hvor et CV har 18 % forudsigende gyldighed, har case-metoden hele 54 % (Schmidt & Hunter, 1998).

Hvad med dem, der vurderer casen?

Det er imidlertid vigtigt at huske på, at også den/dem, som vurderer case-besvarelserne, kan være styret af bias. Særligt hvis vedkommende har været med i hele processen. Her kan det være en idé at lade en ekstern fagekspert eller person i organisationen, som ikke er en del af rekrutteringsprocessen, vurdere besvarelserne, så vedkommende ikke har mødt kandidaterne eller været med til at vurdere deres CV’er/ansøgninger og bestemt, hvem der skal indkaldes til samtale. Hvis det er de samme personer, der går igen i hele processen, kan der nemmere opstå bias, end hvis man kommer som tredje part.

Du kan læse mere om cases i rekrutteringsprocesser, og hvordan du udarbejder en case i artiklen ”Sådan bruger I cases i rekrutteringsprocessen”.

6) Jobsamtale: struktureret, semistruktureret eller ustruktureret interview?

Næste fase i processen er samtalerne. På dette tidspunkt har du sikkert dannet dig et billede af de indkaldte kandidater – og har måske et par favoritter.

Det er vigtigt, at du betragter næste trin – jobsamtalerne – som et ”nyt kapitel”. Forsøg ikke at tage forudindtagede holdninger og meninger med over. Der kan f.eks. være fare for at opstå bekræftelsesbias, hvor vi søger at bekræfte/afkræfte vores eksisterende holdninger. Hvis vi allerede har en favorit, kan vi søge information, der bekræfter denne opfattelse, mens vi ignorerer andre kandidater, der gør det lige så godt – eller måske endda bedre.

Det er selvfølgelig lettere sagt end gjort.

En af de bedste måder at reducere bias, er at standardisere så meget af rekrutteringsprocessen som muligt. Særligt interviewfasen, da det er her størstedelen (men absolut ikke alle) af bias sker. Faktisk har studier vist, at vi i løbet af de første 10 sek. af interviewet danner os en mening om kandidaten, når vi møder vedkommende ansigt-til-ansigt.

Derfor skal du være bevidst om, hvordan du designer din interviewproces og strukturer jobsamtalerne.

Tre interviewtyper

Overordnet set findes der tre typer interviews: struktureret, semistruktureret og ustruktureret.

I et struktureret interview bliver hver kandidat stillet de samme spørgsmål i en bestemt rækkefølge. Spørgsmålene i et ustruktureret interview kan derimod sagtens variere fra kandidat til kandidat. Et semistruktureret interview har også en række spørgsmål, der skal besvares, men rækkefølgen kan variere, ligesom der er mulighed for at ”udfolde” samtalen mere naturligt.

Ustrukturerede interviews ligner mere “almindelige” samtaler og kan virke frit-flydende og mere naturlige/organiske. Men forskning viser, at ustrukturerede interviews er upålidelige til at forudsige jobsucces pga. manglende spørgeguide, hvorfor kandidatens faglighed og er faring skal udfolde sig organisk gennem samtalen. Faktisk er resultatet fra det ustrukturerede itnerview lige så tilfældigt, som havde man kastet en terning. Samtidig er det svært/umuligt at sammenligne kandidater efterfølgende, da det bliver på et forskelligartet grundlag.

På den anden side har vi de strukturerede interviews, som sikrer, at hver kandidat stilles de samme sæt prædefinerede spørgsmål, standardisering af interviewprocessen samt reducering af bias ved at lade ansættelsesudvalget fokusere på de faktorer, der har en direkte indvirkning på præstationen. Hvis en jobsamtale er for struktureret, kan det muligvis føles ”forceret” og skade kandidatens oplevelse.

Brug semistruktureret interview

En god ”midtervej” er således de semistrukturerede interviews. På den måde sikrer du, at alle besvarer de samme spørgsmål, men stadig med plads til at følge kandidatens fortællinger og udsagn. Det gør det lettere at sammenligne kandidaternes evner og kompetencer.

Udarbejd et standardinterviewformat med en række spørgsmål baseret på stillingsprofilen. På den måde undgår du, at intervieweren ”fornemmer situationen” og stiller spørgsmål, som de finder passende. Hvis bias skal reduceres til et minimum, bør du stille alle kandidaterne de samme spørgsmål på samme måde og i samme rækkefølge. Selvom det at holde sig til denne form for skabelon måske ikke lyder som den mest tiltalende måde at interviewe kandidater på, er det den bedste måde at sikre, at alle kandidaterne får den samme oplevelse og skaber lige vilkår.

7) Udarbejd et vurderingssystem med evalueringsskema

For at maksimere chancerne for, at hver enkelt kandidat evalueres retfærdigt og konsekvent, er det vigtigt at få defineret, hvad der skal vurderes på og hvordan.

Én metode til at vurdere kandidaterne i interview-sammenhæng er med et evalueringsskema, som er udarbejdet med afsæt i stillingsopslaget og jobprofilen. Her vurderes kandidaternes svar på hvert spørgsmål på en forudbestemt skala, f.eks. på en score fra 1-10.

Det er også “nemmere” at vurdere og sammenligne kandidaterne ud fra kvantitative data (som f.eks. tal) end kvalitative data (f.eks. subjektive beskrivelser). Derudover kan disse noter være behjælpelige senere i processen, når kandidaterne skal sammenlignes.

8) Involver flere personer i processen og hav et alsidigt ansættelsesudvalg

En af de mest optimale måder at sikre en retfærdig ansættelsesproces og -beslutning er at involvere flere personer i processen og have et alsidigt ansættelsesudvalg. Hvis beslutningen overlades til én eller to personer, vil det højst sandsynligt føre til et valg, der er påvirket af bias og forudfattede forestillinger. Det gør dem i stand til at vælge en person med en baggrund, som de foretrækker, uden at høre andres meninger eller blive bedt om at retfærdiggøre deres valg og præference.

CV’er og ansøgninger bør altid vurderes og bedømmes af minimum to personer, ligesom en rekrutteringsforløb bør bestå af flere samtalerunder. Jo flere mennesker, der er involveret i en beslutning – og jo mere gennemsigtig beslutningsprocessen er – desto mindre sandsynligt er det, at en organisation og ansættelsesudvalg bliver påvirket af både bevidste og ubevidste bias.

Men inkluder ikke bare det alsidige udvalg for at vise og signalere mangfoldighed. Mangfoldigheden skal også kunne komme til sin ret. Det betyder, at I skal skabe en organisationskultur, der tilskynder åben dialog, hvor medarbejderne kan og tør sige det højt, hvis de oplever bias.

Du kan hente en oversigt med de 8 tips her

Kilder

• Bohnet, Iris. ”How to Take the Bias Out of Interviews.” Harvard Business Review, 18. april, 2016. https://hbr.org/2016/04/how-to-take-the-bias-out-of-interviews
• Crisp, Richard J., og Turner, Rhiannon N. Essential Social Psychology. 2nd ed., SAGE Publications, 2010.
• Højsgaard, Lasse. “Universitet vil rense jobopslag for maskuline ord.” Akademikerbladet, 6. Marts 2020 https://www.akademikerbladet.dk/aktuelt/2020/marts/universitet-vil-rense-jobopslag-for-maskuline-ord
• Johnson, Whitney. “Write a Job Description That Attracts the Right Candidate.” Harvard Business Review, 30. marts, 2020 https://hbr.org/2020/03/write-a-job-description-that-attracts-the-right-candidate
• Kahneman, Daniel. At tænke – hurtigt og langsomt. Lindhardt og Ringhof Forlag A/S, 2013.
• Knight, Rebecca. “7 Practical Ways to Reduce Bias in Your Hiring Process.” Harvard Business Review, 12. juni, 2017 https://hbr.org/2017/06/7-practical-ways-to-reduce-bias-in-your-hiring-process
• Morse, Gardiner. “Designing a Bias-Free Organization.” Harvard Business Review, juli, 2016. https://hbr.org/2016/07/designing-a-bias-free-organization
• Schmidt, Frank L. & Hunter, John E. “The Validity and Utility of Selection Methods in Personnel Psychology.” Psychological Bulletin, vol. 124, no. 2, 1998: 262-274.
• Schrøder, Michael. “Peter kommer lettere til jobsamtale end Ali.” Aarhus BSS, 13. oktober, 2017, https://bss.au.dk/om-aarhus-bss/nyheder/vis/artikel/peter-kommer-lettere-til-jobsamtale-end-ali/