Husker du at indhente referencer, når du rekrutterer?

[Dette er 9. del af PeopleTools’ artikelserie om den optimale rekrutteringsproces. Du kan finde en oversigt over de øvrige artikler her: ”Den ultimative guide til rekruttering”]

Når kandidaterne til anden samtale er blevet udvalgt, er det næste trin at indhente referencer.

Mange virksomheder indhenter i dag referencer og bruger det i deres samlede vurdering af en kandidat.

Men mange synes også, at denne del er svær.

For dét at trække referencer er mere end bare at ringe en person op og stille et par tilfældige spørgsmål.

I denne artikel sætter vi spot på, hvorfor det er vigtigt at indhenter referencer, hvordan du skal forberede dig og kommer med forslag til spørgsmål, du kan stille referencepersonen, og hvornår i processen man skal hente referencer.

Hvad er en reference?

En reference er en person, kandidaten oplyser, som kan og vil udtale sig om en tidligere ansat/medarbejder/kollega/leder og vedkommendes evne til at udføre sit arbejde – både på et personligt og fagligt plan. Det er altså andres vurdering og opfattelse af kandidaten.

Hvorfor indhente referencer?

Indhentning af referencer er et godt værktøj at supplere rekrutteringsprocessen med, idet I får andres syn på nogle af de opmærksomheds- eller bekymringsområder, som I skulle have ved de forskellige kandidater og måske nogen opmærksomheder punkter, man ikke vidste, man burde have.

Tidligere arbejdsgivere, ledere, medarbejdere og kolleger ved, hvordan personen arbejder, og hvordan de tidligere har passet ind i et team af kolleger og kan dermed supplere med viden om, hvordan personen vil være i et arbejdsmiljø.

Formålet med at indhente referencer er at få belyst og be- eller afkræftet de informationer og indtryk, der er kommet frem under samtalerne. Det er en god måde at supplere og nuancere det indtryk, man har af kandidaten.

Sådan forbereder du dig, inden du tager referencer

For at få det mest mulige ud af kandidaternes referencer, er det vigtigt at forberede sig og overveje følgende:

• Hvem taler med referencepersonerne?
• Hvor lang tid skal der cirka afsættes til hver referenceperson?
• Hvilke referencer skal der bruges? (Leder, kollega, medarbejder?)
• Hvor mange referencer skal der indhentes?
• Hvornår i processen skal referencerne indhentes?
• Hvilke fokuspunkter skal belyses ved hver kandidat?

Få andres input

Det første trin i forberedelsen er at få feedback fra de øvrige medlemmer af ansættelsesudvalget: Er der ting, de har bidt mærke i? Har de nogle bekymringer? Hvad vil de gerne vide mere om?

Det giver os et bedre grundlag for at dykke dybere ned, når du taler med kandidatens referencepersoner og få så relevante oplysninger som muligt.

Spørgeguide

Når du har fået andres input og eventuelt nogle fokus- eller bekymringsområder, er det tid til at forberede de spørgsmål, referencepersonerne skal stilles.

Her er det vigtigt at overveje, om der er noget I mangler at få belyst, og om der er nogle faglige eller personlige kompetencer ift. stillingen, som skal undersøges nærmere.

Selvom et interviews vurderingsværdi stiger, jo mere struktureret samtalen er opbygget, er det dog vigtigt at tilpasse spørgsmålene, så I får spurgt ind til og undersøgt lige præcis de områder ved kandidaten, som der måske er usikkerhed omkring.

Sidst i artiklen finder du forslag til spørgsmål, du kan stille referencepersonen.

Sådan indhenter du referencer

Hvornår skal du indhente referencer?

Som udgangspunkt bør du trække referencer mellem de to samtaler og efter eventuelle tests.

Det skyldes, at man her har bedre viden om kandidaten og vedkommendes styrker og svagheder, som man kan få en tidligere leder/medarbejder/kollegas indsigt og erfaring til at vurdere og uddybe.

Hvor mange referencer skal du tage – og hvem?

Jo flere referencer du tager, jo mere nuanceret bliver billedet af kandidaten. Men der er selvfølgelig nogle tids- og ressourcemæssige betragtninger, der taler imod dette. Derfor er en god tommelfingerregel at tage 2-3 referencer.

Disse referencepersoner bør have forskellige relationer til kandidaten, f.eks. tidligere leder, kollega og medarbejder, så du får referencer fra flere erhvervsrelevante sider. Disse kan udtale sig om kandidaten ud fra forskellige vinkler, kendskab til stilling, relationer og ’magtforhold’.

Hvor lang tid skal afsættes?

Det er meget individuelt – og kan være forskelligt afhængig af stillings niveau og kompleksitet. Nogle referencepersoner kan være svære at hive informationer ud af, mens andre finder det lettere.

Det tager ikke mere end et par minutter at få et par udtalelser om kandidaten fra en referenceperson. Men skal informationen være brugbar og nuanceret, er der brug for at afsætte lidt længere tid. Nogle referencepersoner er kortfattede, mens andre næsten ikke er til at stoppe igen.

Det kan være en god idé at indlede opkaldet til referencepersonen med at oplyse, hvor lang tid samtalen cirka varer.

Hvilken værdi må referencerne tillægges?

Referencer er selvfølgelig ikke 100% pålidelige, og nogle kan være med objektive end andre. Derfor er det også vigtigt, at I forholder jer kritisk til, hvad hver referenceperson siger – og samtidig sammenholder disse udtalelser med de øvrige metoder og værktøjer anvendt i processen.

Inden man snakker med referencepersonerne, er det altså vigtigt at overveje, hvilken værdi referencerne må/skal tillægges i den samlede vurdering af kandidaten.

Ved at bruge PeopleTools’ 2nd Opinion profil kan man til dels komme uden om denne problemstilling. For her beder man kandidaten udfylde en personprofil og samtidig kobler op til 3 respondenter på. Her skal respondenterne vurdere fokuspersonen ud fra en række spørgsmål.

Rapporten med den grafiske oversigt giver et billede af, hvordan fokuspersonen opleves af andre. Dette kan f.eks. bruges til at undersøge, hvordan kandidaten oplever respondenternes vurdering samt hvordan kandidaten forholder sig til sin egen profil. Det er altså et hurtigt overblik over samstemmigheden i referencernes syn på kandidatens jobadfærd.

Det lovmæssige: Hvad skal du huske, når du indhenter referencer?

Samtykke

Først og fremmest er det vigtigt at understrege, at kandidaten skal give udtrykkeligt samtykke til, at man kontakter tidligere ledere, medarbejdere eller kolleger. Samtykket skal kunne dokumenteres, enten skriftligt eller at flere har været til stede ved et mundtligt samtykke og det er blevet noteret.

Du må også kun kontakte de referencepersoner, som kandidaten selv oplyser. Ønsker du at kontakte andre end disse, skal du igen have samtykke fra kandidaten.

Jf. Forvaltningslovens § 29 er det altså frivilligt, om en ansøger ønsker at opgive referencer. Det er dog op til dig som ansættende part, om manglende samtykke/referencer skal have indflydelse på beslutningen om, hvorvidt kandidaten skal tilbydes stillingen.

Notatpligt

Når du tager referencer, skal du notere indholdet af oplysningerne, jf. Offentlighedslovens § 13 (om notatpligt). Kandidaten har ret til aktindsigt i disse notater og skal opbevares i 6 måneder.

Partshøring

Hvis der kommer afgørende oplysninger frem fra referencerne af så negativ art, så du ikke længere ønsker at ansætte en kandidat, skal kandidaten partshøres og have mulighed for at udtale sig om sin version af referencens historie, før den endelige beslutning om ikke at gå videre med kandidaten træffes.

Selvom dette kun gælder offentlige arbejdspladser, er det stadig en god idé for private arbejdspladser at informere kandidaten om dette og lade vedkommende give sin side af historien, inden en endelig beslutning træffes.

Er der ting, du ikke må spørge referencepersonen om?

Når man indhenter referencer, skal det selvfølgelig omhandle oplysninger, der er relevante ift. stilling. Det vil sige, at en reference må udtale sig om følgende områder:

• Arbejdsrelation
• Oplysninger, som kandidaten har givet i forbindelse med ansøgning og CV
• Faglige og personlige kompetencer, arbejdsopgaver og resultater
• Præstationer og arbejdskapacitet

Det betyder, at en tidligere arbejdsgiver IKKE må videregives oplysninger om rent private forhold, herunder seksuelle, foreningsmæssige, politiske og strafbare forhold samt oplysninger om helbredsforhold, væsentlige sociale problemer og misbrug, jf. Forvaltningslovens § 28, Persondataforordningens artikel 9 og Databeskyttelseslovens § 8.

Dog må du gerne spørge om disse forhold (dog ikke helbredsforhold), såfremt kandidaten har givet et udtrykkeligt og specificeret samtykke.

Forslag til spørgsmål ved indhentning af referencer

For at få et så troværdigt og nuanceret billede af kandidaten fra referencepersonen som muligt, er det vigtigt at stille åbne spørgsmål og spørge ind fra forskellige vinkler. Du bør kun stille spørgsmål, som referencepersonen har reel mulighed for at besvare.

Til at starte med er det vigtigt at få afdækket references relation til kandidaten, idet det har betydning for vedkommendes udtalelser og ’troværdighed’:

• Hvordan er din relation til [kandidat]?
• Hvor længe arbejdede I sammen?
• Hvad arbejdede I sammen om?

Forslag til generelle spørgsmål (afhænger af kravene til den konkrete stilling):

• I hvilken periode var [kandidat] ansat?
• Hvilken stilling havde [kandidat]?
• Hvilke arbejdsopgaver havde [kandidat]?
• Hvilket ansvarsområder havde [kandidat]?
• Hvordan er [kandidat] som kollega/medarbejder/leder?
• Hvordan varetog [kandidat] jobbet? (Fokus på styrker/svagheder, bedst til/mindre god til, osv.)
• Hvordan var [kandidat]s forhold til sine kolleger, leder og samarbejdspartnere?
• I stillingen, som [kandidat] er i spil til, skal vedkommende [arbejdsopgaver, kompetencer] – hvordan vil du vurdere [kandidat] på disse? (En beskrivelse af den stilling vedkommende skal besidde)
• Hvordan var [kandidat]s arbejdsindsats?
• Hvilke resultater/succeser skabte [kandidat]?
• Hvad er [kandidat]s styrker? Både personlige og faglige
• Hvad er [kandidat]s svagheder? Både personlige og faglige
  • Hvad skal [kandidat] blive bedre til?
• Hvordan vil du karakterisere [kandidat]?
• Hvad var hhv. det letteste og sværeste at arbejde sammen med/lede [kandidat]?
• Hvad var årsagen til, at [kandidat] forlod jobbet?
• Har du et godt råd til en kommende chef/kollega?
• Hvis du fik muligheden, ville du så ansætte/arbejde sammen med [kandidat] igen? Hvis nej – hvorfor?
• Er der noget, du ønsker at tilføje?
• Er der noget, du synes, jeg har glemt at spørge om?

Hvis lederjob:

Hvordan var [kandidat]s ledelsesmæssige kvalifikationer og kvaliteter?

Du skal sikre dig konkrete eksempler på vedkommendes udtalelser.

Skabelon til referencetagning

Klik på billedet for at downloade en printvenlig skabelon til referencetagning.

Gode råd

• Lyt: Lyt til hvad referencepersonen siger og lad være med at afbryde.
• Hold dig til fakta: Det er vigtigt at fokusere på, hvad referencen siger, snarere end hvordan vedkommende siger det. Medmindre du kender vedkommende, kan du ikke vide, om personen f.eks. altid taler monotont eller har en dårlig dag.
• Stil åbne, specifikke spørgsmål: Undgå at stille brede spørgsmål som ”Hvad kan du fortælle mig om X?”. Sådanne spørgsmål giver vage svar, der ikke nødvendigvis har fokus på ting, der er relevante for jobbet. I stedet skal du stille åbne spørgsmål og evt. henvise til oplysninger, som kandidaten selv har givet under samtalerne, f.eks. ”Jeg forstår, at X hjalp med at implementere et nyt lønsystem. Kan du fortælle mig mere om Xs rolle i det?” eller ”Jeg forstår, at afdelingen var under stort pres på grund af den nylige fusion. Kan du give mig et eksempel på, hvordan X fik de nye medarbejdere til at arbejde sammen med X?”.

Kilder:

• Henriksen, Jens. Rekruttering i et narrativt perspektiv. Dansk Psykologisk Forlag, 2013.