5 tips til at holde folks opmærksomhed og fokus i virtuelle møder

Vi har nok alle prøvet at deltage i et møde, hvor vi må kæmpe for at holde opmærksomheden på den, der taler. Notifikationer om indkomne mails lyser op på mobilen, alverdens kruseduller breder sig på blokken og pludselig er der gået et par minutter, hvor vi har været zonet helt ud og ikke hørt efter.

Der er overordnet fire grunde til, hvorfor vi afholder møder: vi ønsker at påvirke andre, vi skal træffe en beslutning, vi skal løse et problem eller vi skal skabe/styrke relationer. For at dette skal lykkes, kræver det en aktiv indsats fra alle. Derudover udfører passive mødedeltagere sjældent et særligt godt stykke arbejde. For at få et godt og effektivt møde – uanset om det er virtuelt eller fysisk – er frivilligt engagement en forudsætning.

Det kan være svært at få folk til at holde opmærksomheden og fokus under møder – men særligt, når man ikke er samlet i samme rum. Derfor er det vigtigt at skabe frivilligt engagement og strukturerede muligheder for at mødedeltagerne kan engagere sig.

5 regler, der sikrer engagement i virtuelle møder

Så hvorfor ender mange virtuelle møder i en form for døs?

Undersøgelser foretaget af Harvard Business Review fandt fem regler, der førte til markant bedre møderesultater og mere engagerede mødedeltagere.

1) 60 sekunders-reglen

Først og fremmest bør du aldrig bede mødedeltagerne om at finde løsninger til et problem, før de kender og forstår det.

Brug det første minut eller to af mødet til at sørge for, at problemstillingen står helt klart for deltagerne. Det kan du f.eks. gøre ved at dele chokerende eller provokerende statistikker eller fortælle en anekdote, der dramatiserer problemet.

Uanset hvilken taktik du bruger, er målet at sikre, at deltagerne forstår problemer, før I forsøger at finde løsninger.

2) Ansvarsreglen

Når vi træder ind i en social kontekst/sammenhæng, forsøger vi ubevidst at fastslå vores rolle. Når vi f.eks. træder ind i en biograf eller teater, definerer vi ubevidst vores rolle som ”observatør” – vi er der for at blive underholdt.

Den værste trussel mod engagement i et møde er, hvis du tillader (bevidst eller ubevidst), at deltagerne indtager rollen som observatører. Faktisk definerer mange mødedeltagere allerede deres rolle som observatører, når de modtager mødeindkaldelsen.

For at modvirke denne ubevidste ”beslutning”, skal du skabe en følelse af fælles ansvar tidligt i mødet og din præsentation.

Det er ikke nok at sige ”jeg har brug for, at I alle er involveret”. Dette virker sjældent. Skab i stedet mulighed for dem til at tage et (for dem) meningsfuldt ansvar. Det kan du gøre ved at bruge næste regel.

3) “Ingen steder at gemme sig”-reglen

Undersøgelser viser, at en person, der ser ud til at have et hjertestop i et tog, er mindre sandsynlig at få hjælp, jo flere personer der er på toget. Dette fænomen kalder socialpsykologer ”spredning af ansvar” (diffusion of responsibility). Hvis alle er ansvarlige, føler ingen sig ansvarlige.

Du kan undgå dette i møder, ved at give deltagerne en konkret opgave, som de aktivt kan engagere sig i og dermed ikke kan gemme sig. Udarbejd et problem, der hurtigt kan løses, inddel deltagerne i mindre grupper med 2-3 personer i hver og send dem ud i deres egne virtuelle mødelokaler, så de kan diskutere problemet uden at blive forstyrret af andre. Giv dem begrænset tid til at løse opgaven, og få grupperne til at præsentere deres løsninger i plenum efterfølgende.

4) “MLS”-reglen

Der er ikke noget mere demotiverende end at sidde til et møde og blive præsenteret for det ene slide eller det andet fyldt med grafer, tal og fakta.

Derfor kan du med fordel tynde ud i præsentationen og lade de mindst levedygtige slides dø. Det gælder om at udvælge den mindst mulige mængde data, du har brug for for at informere og engagere deltagere.

5) 5 minutters-reglen

Lad der ikke gå mere end fem minutter, før du giver deltagerne en ny problemstilling, de skal forholde sig til og løse.

Deltagerne sidder i forskellige rum, omringet af forskellige distraktioner. Hvis du ikke sørger for at opretholde en kontinuerlig forventning om involvering fra deltagerne, vil de trække sig tilbage til den fristende observatør rolle, kan det være svært at få dem tilbage til at bidrage og deltage aktivt.

Sørg for at bringe nye problemstillinger i spil og ting, deltagerne skal forholde sig til, f.eks. afstemninger, osv.

Artiklen er oversat og redigeret efter ”How to Get People to Actually Participate in Virtual Meetings”.