Gode råd til at lave en tilbagemelding digitalt

Corona-pandemien har tvunget os til at flytte en stor del af vores aktiviter online – og profiltilbagemeldinger er ingen undtagelse.

Selvom det selvfølgelig har betydning, at tilbagemeldingen sker via skræm fremfor et fysisk møde, kan det sagtens lade sig gøre at lave en digital tilbagemelding af en PeopleTools profil.

For at hjælpe dig godt på vej, har vi samlet en række punkter, som du bør være opmærksom på, når tilbagemeldingen skal foregå digitalt

Først og fremmest vil vi anbefale, at du laver tilbagemeldingen via et videomøde fremfor telefonisk. På den måde kan du stadig se og aflæse kandidatens kropssprog, og hvordan vedkommende reagerer på dine spørgsmål og hypoteser. Så har du stadig flere sanser i spil, når du skal lære kandidaten bedre at kende.

Husk at udfordringerne med at give video-tilbagemelding er ikke større, end at de kan overkommes med en smule god forberedelse.

Forberedelse til digital tilbagemelding

• Når du kontakter kandidaten, skal du beskrive forløbet for denne: hvilket system vedkommende skal bruge (og eventuelt downloade), og hvordan kandidaten skal forberede sig (f.eks. at du sender selvevaluering på forhånd, som vedkommende meget gerne må printe ud)
• Der findes adskillige (gratis) løsninger til afholdelse af video-møder. F.eks. er Google Hangout gratis og fungerer godt, hvis man anvender Chrome som browser og har en g-mail. Også Zoom er en brugervenlig platform, der er gratis at bruge ved 1-1 møder. Ved Zoom skal arrangøren oprette en bruger og downloade programmet, mens deltageren blot skal deltage ved at trykke på det link, arrangøren sender. Da en profiltilbagemelding ikke indeholder personfølsomme data, er det ikke nødvendigt med en krypteret linje.
• Nogle har forbehold mod at drøfte deres profil under et videomøde. Lyt til bekymringerne og giv dig tid til berolige, der hvor det er muligt.
• Hav den samlede profil åben på din skærm i Adobe Reader (så kan du skrive på profilen). Så er det muligt at vise filerne på skærmen. Alternativt kan du sende tingene på mail. Hvis du gør det, så klargør e-mailen med profilen og de dertilhørende rapporter lige før tilbagemeldingen, så du bare skal trykke ”send”, når I er i gang.

Selve tilbagemeldingen

• Når tilbagemeldingen foregår digitalt, skal du muligvis gøre lidt ekstra for at skabe den åbne og trygge stemning, der er afgørende for, at både tilbagemeldingen og kandidatens oplevelse bliver så god som mulig.
• Introducer profilen, forløbet, osv. som normalt: fortæl kandidaten hvad der skal ske, formålet med tilbagemeldingen og hvordan det kommer til at forløbe.
• Hvis du skriver noter undervejs, kan du med fordel nævne det i starten, så kandidaten ved, hvorfor du muligvis kigger væk.
• Forklar hvordan I griber det an, når det nu foregår digitalt: eks. “jeg viser dig selvevalueringsarket her på skærmen og gennemgår faktorerne. Jeg sætter en streg der, hvor du mener at placere dig”. Alternativt mere analogt, hvor du på forhånd har sendt selvevalueringsskemaet til kandidaten på mail og bedt vedkommende udskrive det. Efterfølgende sendes så selve profilen og introhæftet.
• Når du forklarer profilens opbygning, kan du med fordel holde papiret op til kameraet, så kandidaten kan følge med i, hvor du peger. Alternativt kan du dele skærmen på video med det, du gerne vil vise. Så kan du også med pilen styre, hvor fokus skal være i profilen – og lettere udpege, hvis I skal skifte fokus
• Send de enkelte dele af profilen, efterhånden som de skal bruges, og hav det gjort klar i mailboksen på forhånd.
• Det giver næsten sig selv, at du med en digital tilbagemelding ikke på samme kan lytte med alle sanser. Derfor skal du tillade dig selv at spørge lidt ekstra ind, der hvor du kan være i tvivl om kandidatens ståsted. Der kan godt være brug for en ekstra “time out” a la “vil du lige forklare det igen, så jeg er helt sikker”.

Afrunding

• Rund af på samme måde, som du normalt ville gøre.
• Og tak kandidaten for at være fleksibel og villig til at gennemføre over video.

Har du brug for hjælp og sparring til, hvordan du griber en digital tilbagemelding an, er du altid velkommen til at kontakte os. Også hvis det bare er hjælp til det tekniske omkring videosystem